Quick Tipp: Excel Dateigrösse reduzieren

Es gibt Excel Arbeitsmappen die haben eine riesen Dateigrösse. Was auch immer der Grund sein mag, die Performanz der Datei lässt rapide nach, was man spätestens merkt wenn die Datei gespeichert wird und der Vorgang mehr als ein paar Sekunden dauert. Obwohl es viele andere Tricks gibt um die Performanz einer Datei zu steigern, möchte ich an dieser Stelle einen ganz einfachen Trick verraten.

Dateigrösse verkleinern

Wechselt man das Dateiformat von der normalen Excel-Arbeitsmappe (.xlsx) auf das Excel-Binärarbeitsmappe (.xlsb) Format so reduziert sich die Dateigrösse um zirka 50%. Oftmals auch deutlich mehr! Die Performanz beim Speichern ist deutlich erhöht.

Finden tut man das Binäre-Arbeitsmappen Format ganz normal unter „Speichern unter…”

Hat man das Dokument einmal gespeichert ändert sich auch das Dokument Symbol und sieht dann so aus:

Binärearbeitsmappe

 

Vor- und Nachteile

Das Binäre-Format hat den zusätzlichen Vorteil dass auch Makros gespeichert werden können ohne dass man von der normalen Excel-Arbeitsmappe auf das Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm) Format wechseln muss.

Weshalb also nicht gleich alles im Binären-Format speichern? Der Grund weshalb sich die Dateigrösse verkleinert und Excel als Applikation die Datei schneller bearbeiten kann ist dass die Datei nur noch mit Excel zu lesen ist. Das Standard Format enthält viel Codierung welche die Informationen für andere Anwendungen lesbar macht. Die Binäre-Arbeitsmappe enthält diese Informationen nicht mehr.

Auf Berechnungen die ausgeführt werden in Excel hat das Dateiformat keinen nennenswerten Effekt. In einem kurzen Test den ich durchgeführt habe war die Berechnung im Binären-Format ein klein wenig schneller. Der Unterschied war jedoch so minim das es auch einfach auf die Rechnungsauslastung des PCs im Moment des Testes zurückzuführen sein könnte. Falls jemand genaueres zum Thema weiss darf er gerne bei den Kommentaren sein Wissen beisteuern.

Ausnahme: PowerPivot

Bei PowerPivot Dateien hilft dieser Trickt nicht. PowerPivot Dateien werden bereits von Haus aus optimiert gespeichert in einer  SQL Server Analysis Services (SSAS) database.

Wenn Dir dieser Excel Tipp geholfen hat, dann wird Dir mein Buch 101 Excel Tipps für Power User noch viel mehr helfen!

Comments

  • Den Artikel kann ich nicht bestätigen. Ich habe eine Excel-Arbeitmappe (Power-Pivot) als Binärarbeitsmappe gespeichert, das Ergebnis ist identisch mit der Größe der “normal” gespeicherten Excel-Arbeitsmappe.

    Udo BüngenerDecember 21, 2013
  • Hallo Udo,
    Der Trick funktioniert nicht für PowerPivot Daten. Dies weil PowerPivot Daten bereits von Haus aus “optimiert” speichert, nähmlich als SQL Server Analysis Services (SSAS) database! Den Hinweis werde ich im Artikel noch einfügen! Vielen Dank!

    Lukas RohrDecember 25, 2013
  • Hallo Lukas, danke für den Hinweis.

    Udo BüngenerJanuary 10, 2014
  • Hallo Lukas,

    das Öffnen und Schließen geht in der Binärform ja wirklich deutlich schneller! Vielen Dank für diesen genialen Tipp.
    Ein Problem in meiner Excel-Mappe ist, dass es 6-7 Sekunden einen WhiteScreen gibt, wenn ich eine Userform schließe oder vom Tabellenblatt auf eine Userform wechseln will. Da gibt es ja eigentlich gar nichts zu berechnen, warum dauert es so unheimlich lange? Das fragt sich schon laaaaange

    Daniel

    Hast du vielleicht eine Idee?

    Daniel RizeaMay 13, 2014
    • Hi Daniel, hmm… nur so von Deiner Beschreibung her kann ich es Dir nicht sagen. Wenn Du willst kannst Du mir die Datei mal schicken und ich kann ein Blick drauf werfen.

      Lukas RohrMay 14, 2014
  • also bei hat es nicht geklappt

    AnonymousJuly 6, 2015
  • ich habe zwei excel dateien mit binär gespeichert, und der unterschied ist nicht zu sehen :-(

    AnonymousJuly 6, 2015
    • Hi, sollte einen markanten Unterschied aufweisen wen es sich um Daten handelt. Könnte mir aber vorstellen das wenn Du viele Grafiken in der Datei hast, das es dann nicht funktioniert. Hast Du Grafiken oder Bilder in der Datei?

      Lukas RohrJuly 6, 2015
  • Guten Morgen,
    ich möchte auch mal kurz Feedback hier lassen.

    Ich habe eine Umfangreiche Datei mit vielen Berechnungen und Arbeitsmappen. Normale Dateigröße vorher 36 MB, im Binärformat 18MB.

    Weitaus interessanter ist aber die Ladezeit zum Öffnen der Datei. Was vorher mehrere Minuten gedauert hat, öffnet sich jetzt unter 10 Sekunden. Danke für den Tipp!

    marcoMay 23, 2016
    • Hallo Marco,
      ja auch die Berchnungen werden deutlich schneller. Allerdings konnte ich bisher noch nicht genau festlegen weshalb es unter dem Binären Format so viel schneller geht. Die Berechnungsketter ist ja dieselbe. Falls ich das mal herausfinde werde ich es hier nachtragen.

      Gruss, Lukas

      Lukas RohrMay 25, 2016
  • July 19, 2016

    […] Datei. Welche Vor- und Nachteile das mit sich bringt kann habe ich bereits genauer in dem Artikel Excel Dateigrösse reduzieren […]

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