Quick Tipp: Wie man Fehler in einer Excel Datei nach dem verschicken korrigiert

oh_no

Auch schon mal eine Datei an den Chef geschickt und zwei Sekunden danach gemerkt das ein kleiner aber wichtiger Fehler im Modell steckt?

Wenn Du Nein geantwortet hast:

Heute ist Dein erster Arbeitstag! Ich gratuliere Dir ganz herzlich zu Deiner brandneuen ersten Stelle! Schön das Du Dich bereits damit beschäftigst Excel zu lernen. Meine Empfehlung: Diesen Beitrag trotzdem nicht überspringen und einfach mal weiterlesen… es könnte ja mal sein…

Alle anderen:

Hallo Kollegen und Kolleginnen und willkommen zurück!
Jetzt da wir wieder unter unseresgleichen sind kann es weiter gehen…

Der beste Weg ein solches Malheur zu richten ist die Excel Datei als Link zu verschicken! So kann man auch nachträglich noch einen Eingriff vornehmen.

Noch besser wäre es keine Fehler zu machen… doch wie Franz von Sales schon sagte: Mit Adleraugen sehen wir die Fehler anderer, mit Maulwurfsaugen unsere eigenen.

Excel Datei als Link senden

Oft wird diese Option nicht genutzt weil sie als zu umständlich erscheint.

Vielen Personen ist denn auch nicht bewusst das Excel die Option einen Link zu der aktiven Datei zu verschicken standardmässig anbietet!

Dies macht man in Excel 2013 folgendermassen: Datei Menü>Freigeben>E-Mail>Einen Link senden anklicken

 

Dabei muss beachtet werden dass die Datei auf einem Speicherlaufwerk liegt welches für die anderen Leser auch zugänglich ist… ansonsten sieht es aus wie auf meinem Screenshot (da ich dies auf meinem Privaten Computer schreibe habe ich auch keine freigegebenen Speicherorte… deshalb der Warnhinweis)!

Mit einer Netzwerkumgebung funktioniert dies jedoch wunderbar und die Vorteile sind wie von Microsoft bereits aufgeführt viele:

  • Alle arbeiten am gleichen Exemplar
  • Jeder sieht die neusten Änderungen
  • Weniger Email Belastung / Speicherbedarf

    …plus der letzte sehr wichtige Punkt

  • Fehler NACH dem Verschicken beheben!!! J

Setzt Ihr diesen Trick bei Euch ein?

Comments

  • Guten Morgen Lukas,

    grundsätzlich bin ich ein absoluter Fan dieser Methode. Im Alltag verlinke ich jedoch lieber den Ordner der Datei, da wir gemeinsam an größere Mappen arbeiten und diese dann mit einer entsprechenden Version bzw. Datumsangabe (YYYY-MM-DD) versehen ablegen.

    Wobei du mich gerade auf die Idee gebracht hast, die persönliche Arbeitsmappe um ein entsprechendes Makro zum Versenden des Dateipfades sowie des aktuellen Dateinamens zu erweitern :-)

    Viele Grüße
    Andreas

    Andreas UnkelbachMarch 23, 2015
  • Hi Andreas,
    Ja mit der Versionierung muss man dann aufpassen, bez. den Arbeitsprozess anpassen. Die Idee mit dem Macro ist nicht schlecht.

    Ich benutze diesen Trick gerne beim verschicken von Vorlagen die als .XLST gespeichert sind… dann kommt es natürlich auch nicht so drauf an wegen der Version da ja alle Dateien mit neuem Namen gespeichert werden.

    Gruss, Lukas

    Lukas RohrMarch 25, 2015
  • Man könnte die Datei auch Anstelle des akt. Datums “Aktuell_XYZ.XLS..” nennen, bei einer neuen Version mit Datum in den Ordner Archiv verschieben.
    Wenn man dann noch vor dem Datum ein allgemeines Kürzel (Konzernkonform abgestimmte Kürzel) verwenden würde, was der Dateinhalt bezweckt (z.B. für ein Datenblattinhalt “SPEC_aktuell_Hersteller_TYP/Modell_Version.???”) ist anhand des Namens einiges klarer.

    --Fragezeichen--May 21, 2015

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