Die 7 goldenen Excel Regeln

Im Leben gibt es goldene Regeln denen man immer folgen sollte z.B.: “behandle andere so wie du selbst behandelt werden möchtest”

Ich glaube dass es in Excel auch goldene Regeln gibt.

Heute teile ich meine 7 goldenen Excel Regeln mit Euch.

Diese Liste enthält Regeln welche ich jedem Excel User ans Herz legen möchte: egal welche Art von Arbeit Ihr in Excel macht.

Regel #1

“benutz immer die Maus um den Bereich für eine Formel auszuwählen”

Im aller ersten Excel Kurs den ich je besucht habe, hat mein Lehrer uns diesen Tipp gegeben, den ich seit jeher befolge, und als die erste goldene Regel betrachte.

Der Gedanke hinter dem Ratschlag ist dass man beim Auslesen mit der Maus immer sieht ob man auch die richtige Zelle ausgewählt hat. Beim manuellen Eingeben kann schnell ein Fehler passieren. Berühmter weise enthalten mehr als 90% aller Excel Modelle Fehler!

Regel #2

nur den notwendigen Bereich bearbeiten oder auswählen (in denen auch Daten sind)

Wie Excel Trainer Hartmut M. Hilbich im Kommentar zum letzten Beitrag geschrieben hat ist dies ein “Best Practice”. Auch für mich gehört diese Arbeitstechnik zu den goldenen Regeln! Anstatt die ganze Spalte “A:A” auswählen sollte also nur der notwendige Bereich “A1:A10” ausgewählt werden.

Nicht befolgen dieses Rates führt zu explodierenden Excel Dateigrössen und kriechend langsamen Excel Modellen.

Regel #3

Jede Analyse enthält drei Arbeitsblätter: eines für die Quelldaten, ein weiteres für die Datenverarbeitung, und das letzte für den Bericht

Für jede Analyse auf der Entscheidungen getroffen werden sollte man die Quelldaten immer separat aufbewahren. So kann man überprüfen dass das Endresultat auch wirklich zu den ursprünglich gezogenen Daten passt. Auch das Auditieren ist durch dieses Vorgehen Einfacher.

Berechnungen müssen so aufgebaut sein, dass diese wann immer, direkt auf den Quelldaten beruhen, jedoch ohne das Layout oder die original Daten zu ändern.

Der Bericht sollte auf einem eigenen Arbeitsblatt stehen damit klar ist was zum Endresultat gehört und was nicht. Es ist egal ob man den Druckbereich so gesetzt hat dass der Berichtsleser nichts anderes sieht. Die nächste Person die das Modell bearbeiten muss weiss das vielleicht nicht. Eventuell ist es sogar für den Ersteller verwirrend wenn er erst nach einer längere Zeit wieder auf die Analyse blickt!

Regel #4

Benutze immer die einfachst mögliche Formel um ein Problem zu lösen (in mehreren Schritten wenn notwendig)

Komplexe verschachtelte Formeln sind nicht nur schwieriger zu erstellen, sie sind auch viel viel schwieriger zu verstehen. Änderungen an diesen vorzunehmen oder darin mögliche Fehler zu finden kosten das Mehrfache an Zeit von simpleren aber dafür gegliederten und strukturierteren Berechnungen.

Wann immer es die Aufgabe erlaubt, sollten deshalb Arbeitsschritte und / oder Berechnungen logisch voneinander getrennt werden.

Hilfsspalten sind kein Zeichen von schwachen Excel Kenntnissen, sondern von einer sauberen Arbeitsweise!

Regel #5

Für alle manuell eingegebenen Daten gibt es ein SPOT (Single Point of Truth) im Arbeitsheft

Soll ein manuell erfasster Datenpunkt geändert werden, so muss es möglich sein, dies an einer einzigen Stelle im Arbeitsheft zu tun!

Diese Regel ist verwandt mit Regel # 3, wollte ich aber separat aufführen, da gerade bei manuellen Eingaben gerne der Fehler gemacht wird die Information an vielen Orten einzugeben. Dies führt natürlich dazu dass das Excel Modell früher oder später mit Fehler durchzogen sein wird.

Regel #6:

Benutze benannte Bereiche

Vielen Daten, gerade Quelldaten mit vielen Spalten oder viele manuelle Eingabezellen, sind einfacher zu verstehen mit benannten Bereichen die sprechende Namen haben (z.B. AktuellerMonat für eine Zelle die den aktuellen Monat angibt). Wie man Namen für Bereiche effizient und einfach erstellt könnt Ihr hier lesen.

Formeln die mit benannten Bereichen geschrieben werden sind sehr viel einfacher zum Verstehen.

Regel #7

Schreib jede Formel nur einmal

Formeln sollten wann immer möglich so geschrieben werden dass man sie im relevanten Datenbereich nach unten oder nach rechts kopieren kann ohne diese nochmals anpassen zu müssen. Der Kluge Einsatz von absoluten und relativen Zellbezügen erspart einem sehr viel Arbeit!

Was meint Ihr? Was sind Eure Excel Regeln? Würdet Ihr die Liste ergänzen oder kürzen?

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