Etwas vom wichtigsten überhaupt beim benutzen von Excel ist dass man weiss was es für Formeln und Arbeitswerkzeuge gibt die bereits im Programm integriert sind. So spart man sich viel Zeit und Mühe.

Deshalb stelle ich heute die wichtigsten Text Formeln vor und zeige zwei Beispiele wie man diese kombinieren kann.

Die wichtigsten Text Formeln

Die Syntax dieser Formeln sind sehr einfach, weshalb ich hier nicht weiter darauf eingehe werde.

=GLÄTTEN(Text)

Mit der Funktion GLÄTTEN kann man überflüssige Leerzeichen in einer Zelle entfernen.

=GROSS(Text)

Wandelt jeden Buchstaben im Text in einen Großbuchstaben um.

=KLEIN(Text)

Wandelt jeden Buchstaben im Text in einen Kleinbuchstaben um.

=GROSS2(Text)

Wandelt den Anfangsbuchstaben eines Wortes in ein Großbuchstaben um und alle nachfolgenden in Kleinbuchstaben.

=FINDEN(Suchtext; Text; [Erstes_Zeichen])

Sucht nach einer Zeichenfolge in einer anderen Zeichenfolge. Groß-/Kleinschreibung wird beachtet!

=SUCHEN(Suchtext;Text;[Erstes_Zeichen])

Sucht eine Zeichenfolge in einem Text ohne die Groß-/Kleinschreibung zu beachten.

=TEIL(Text; Erstes_Zeichen; Anzahl_Zeichen)

Gibt eine bestimmte Anzahl von Zeichen einer Zeichenfolge ab der Stelle zurück, die Sie angegeben haben.

=ERSETZEN(Alter_Text; Erstes_Zeichen; Anzahl_Zeichen; Neuer_Text)

Ersetzt einen Teil vom alten Text mit neuem Text an einer vom Benutzer definierten Stelle.

=LÄNGE(Text)

Gibt die Anzahl Zeichen die im Text enthalten sind zurück. Eine sehr hilfreiche Formel die man aber meistens nur in Kombination mit andren Text Formeln anwendet.

=LINKS(Text;[Anzahl Zeichen]) und =RECHTS(Text;[Anzahl Zeichen])

Die beiden Formeln LINKS und RECHTS geben jeweils entweder von Links oder Rechts eine Anzahl von Zeichen zurück. Wie viele Zeichen zurückgegeben werden kann definiert werden.

=VERKETTEN(Text1;[Text2])

Verketten hilft Textinhalt verschiedener Zellen zusammenzuführen.

Kombinationen von Text Formeln:

Die Text Formeln in Kombination sind hilfreich, denn wenn zum Beispiel Daten in regelmäßigen Zeitabständen aus einem System importiert werden die immer im gleichen Format daher kommen, denn so können gewisse Arbeitsschritte einfach automatisiert werden.

Beispiel 1

In diesem Beispiel kombinieren wir die GLÄTTEN und GROSS2 Formel. Der Manuell eingegebene Text enthält viele kleine Unschönheiten, wie z.B. extra Leerschläge oder Namen die klein geschrieben wurden. Mit der Formelkombination können wir dies schnell beheben.

Die jeweiligen Formeln sind auf der Zeile 9 aufgeführt. Die original Daten sind mit Blau hinterlegt und die mit Formeln bearbeiteten Werte in Grün. Im wesentlichen sieht die Kombination immer gleich aus wie diese Beispiel aus der Zelle C9:

=GLÄTTEN(GROSS2(C2))

Beispiel 2

Im zweiten Beispiel möchten wir die Adresse Werte aufteilen so dass wir den Ort und die Strasse separat abspeichern können. Die Daten bleiben wiederum die selben.

Mit der Kombination von LINKS und FINDEN können wir die Strasse ermitteln. Hier die Formel in Zelle C2:

=GLÄTTEN(GROSS2(LINKS(A2;FINDEN(“,”;A2)-1)))

Die beiden Formeln GLÄTTEN und GROSS2 sind wiederum dabei damit wir das Problem aus dem Beispiel 1 auch beheben.

Somit ist der neue Kern der Formel…

=LINKS(A2;FINDEN(“,”;A2)-1)

In Worten ausgedrückt: Wir finden die Stelle im Text wo das Komma steht und merken uns dies als Zahl. Da wir das Komma nicht einbeziehen wollen subtrahieren wir noch eins. Nun benutzen wir den Wert um von Links her den Text bis dorthin zurückzugeben.

Für den Ort machen wir das selbe außer dass wir die Anzahl Zeichen nach dem Komma zurückgeben möchten. Hierfür müssen wir wissen wie lange der gesamte Text ist um nachher die Anzahl Zeichen bis zum Komma zu subtrahieren.

Damit wir wissen wie viele Zeichen der gesamte Text enthält benutzen wir dir Formel LÄNGE.

Die Formel in Zelle D2 sieht so aus:

=GLÄTTEN(GROSS2(RECHTS(A2;LÄNGE(A2)-FINDEN(“,”;A2))))

Download

Wer mag kann sich das Beispiel selber in der Datei anschauen:

Tipp: Finden und Ersetzen

Zuletzt noch ein Tipp… wieso kompliziert wenn es auch einfach geht?

Mit der eingebauten Excel Funktion Finden und Ersetzen kann man innert kürze ganze Datensätze ändern. Obwohl dies mit Formeln, wie oben beschrieben, auch geht, so ist es manchmal einfacher und schneller es mit dieser Funktion zu machen. Man markiert einfach den Bereich der den Text oder Daten enthält und drückt Suchen. Wenn man die Optionen einblendet werden die Möglichkeiten gezielt zu Arbeiten erhöht.

Wenn die Analyse schnell gemacht werden muss, so lohnt es sich dieses Tool ins Repertoire aufzunehmen.