Eines vorweg: Es gibt bessere Tools als MS Excel um Organigramme zu erstellen!
Wieso also überhaupt mit dem Thema Anfangen?
Hier ein paar Gründe:
- Spezialisierte Software für Organigramme haben auch eine Lernkurve und die Lizenzen werden vom Hersteller auch nicht verschenkt.
- MS Visio wäre die einfache Lösung die aus dem Hause Microsoft kommt… leider muss auch diese Software immer separat dazugekauft werden. Zumindest entfällt die Lernkurve etwas mehr als bei den hoch spezialisierten Software Produkten.
- Oftmals werden bestehende Organigramme bereits in PowerPoint, Word, oder halt eben in Excel geführt weil sie später sowieso in diesen Applikationen wieder benötigt werden (Vorträge, Berichte, etc.)
- Organigramme in Excel werden auch benutzt um Konzernzugehörigkeit, Tochtergesellschaften, oder Joint Ventures darzustellen im Jahresbericht.
- Weil dieses Thema immer wieder aufkommt und danach gefragt wird.
Zwei Methoden um Organigramme in Excel zu erstellen
- Formen
- SmartArt (Meine Empfehlung)
Ich werde in diesem Beitrag erläutern wie man es macht und die jeweiligen Vor- und Nachteile.
1. Organigramme mit Formen erstellen
Das System ist denkbar einfach: Man erstelle ein paar Rechteckformen und verbinde diese mit Gewinkelten Verbindungen. Damit das ganze nach etwas aussieht kann man in der Zeichentools Menüleiste die Ausrichtung der Formen noch etwas schneller verwalten. So sind dann alle Formen auf der selben Höhe.
Vorteile:
- Sehr viel einfacher geht es nicht. Jeder der Excel bedienen kann weiss wie man es macht.
- Für sehr einfache Diagramme benötigt man auch nicht mehr.
Nachteile:
- Selbst bei den kleinsten Veränderungen muss man alle Formen wieder neu Ausrichten.
- Trotz meinen besten Bemühungen habe ich es nicht geschafft dass alle Linien genau gleich dargestellt wurden im Organigramm. Eine kleine Feinheit die aber weniger Professionell wirkt.
2. Organigramme mit SmartArt erstellen
SmarArt bietet verschiedene Vorlagen an um ein Organigramm darzustellen. Das beste (meines Erachtens) muss jedoch von Office.com heruntergeladen werden. An Excel 2010 ist das auch kein Problem mehr, da die Office.com Vorlagen praktisch voll integriert sind.
Mit der SmarArt Menüleiste kann dann auch ohne weiteres das Organigramm erweitert und Grafisch bearbeitet werden.
Nach dem das Organigramm als SmarArt erstellt wird, kann es auch nach belieben in eine Form konvertiert werden (siehe SmartArt Menüleiste>Entwurf>In Form Konvertieren)
Vorteile:
- Es lässt sich auch hier mit fast keinem zusätzlichen Lernaufwand ein doch recht professionell aussehendes Organigramm erstellen.
- Die Struktur ist flexibel und Anpassungen sind nicht mit viel zusätzlichem Aufwand verbunden (Darstellung, etc.).
Nachteile:
- Trotz einer Markanten Verbesserung gegenüber der Form Lösung haben wir es auch hier noch nicht mit einer Vollwertigen Organigramm Software zu tun. Ersichtlich wird dies in dem Moment wenn man ein Organigramm für einen größeren Konzern anlegen möchte. Da haben schlichtweg nicht alle auf einem Blatt platz… bez. es wird komplett unübersichtlich.