Dies ist der zweite Beitrag in dem drei Teiligen Microsoft Excel Dashboard Tutorial. Wenn Ihr Teil 1 noch nicht gelesen habt könnt Ihr auf den untenstehenden Link klicken.

G7 Dashboard Tutorial

Das Tutorial umfasst drei Beiträge

Teil 1: Dashboard Design und dynamische Pivot Diagramme

Teil 2: Datenschnitte und Dynamische Bilder

Teil 3: Dynamische Legende mit Fahnen

Datenschnitte und Dynamische Bilder

Im letzten Beitrag haben wir im Dashboard bereits ein Pivot Diagramm eingefügt und dieses mit einem Datenschnitt verbunden, so dass er User die Möglichkeit hat das Diagramm dynamisch zu steuern.

Nun gilt es die dynamischen Bilder einzubauen welche schnell hervorheben welche Person in dem Datenschnitt ausgewählt ist.

Verknüpfte Bilder erstellen

Als erstes müssen wir Bilder aller Personen finden. Die Bilder im Dashboard kommen alle aus Wikipedia.

Wir erstellen ein weiteres Datenblatt in dem wir nur die Bilder aufbewahren. Wir bleiben also unserem Datenmodellaufbaukonzept von Teil 1 treu.

Die Bilder habe ich  jeweils so formatiert, dass diese immer die gleiche Grösse haben, und sehr wichtig, dass sie immer in einer Zelle Platz haben. Eine Kopie von jedem Bild kopierte ich in die Zellen rechts daneben und erstellte via «künstlerische Effekte» im Bildtools Menü das «Inaktive graue Bild».

Nun kopieren wir eine Zelle… ganz normal wie immer mit STRG + C…

…und fügen es im Dashboard ein in dem wir via Rechts Klick mit der Maus auf Verknüpfte Grafik gehen.

Die Abfrage Logik für die «Aktivierten Bilder»

Mit einem erstellten verlinkten Bild kann ich nun loslegen. Doch bevor ich nun dynamisch auf die Bilder verweise, muss ich Excel ja irgendwie mitteilen welche Bilder «aktiv» sein sollen und welche nicht.

Dafür eignen sich Pivot Tabellen ebenfalls wieder bestens!

Als nächstes habe ich deshalb basierend auf denselben Daten wie für das Diagramm, eine weitere Pivot Tabelle erstellt, und als «ptName» benannt.

In «ptName» berechne ich jedoch keine Werte. Ich habe kein Feld in das Werte Feld gesetzt. Dieses Pivot soll mir nur dazu dienen, dass ich die Namen der jeweils ausgewählten Person auf dem Dashboard automatisch angezeigt bekomme. Oder dass diese eben nicht angezeigt werden…

Ich verlinke diese Pivot Tabelle mit dem Datenschnitt auf dem Dashboard. Das macht man in dem man den Datenschnitt auswählt (anklickt) so dass das Datenschnitttools Menü eingeblendet wird.

Hier hat man dann die Option «Berichtsverbindungen».

Welches dieses Fenster aufruft. Hier werden alle möglichen Tabellen mit denen dieser Datenschnitt verbunden werden kann angezeigt! Ich wähle ptName aus und bestätige.

Die Pivot sollte nun mit dem Datenschnitt verbunden sein. Ein kurzer Test durch eine Auswahl im Datenschnitt bestätigt, dass es funktioniert.

Als nächstes erstelle ich Felder die in Namens Manger mit den Namen aller Personen verbunden sind. Dies geht am schnellsten in dem ich das «Aus Auswahl erstellen» tool benutze. Mehr über dieses Tool könnt Ihr hier nach lesen.

Ein simple ZÄHLENWENNS Formel gibt zurück wie oft ein Name erwähnt wird in der Pivot Tabelle. Da die Namen entweder eingeblendet werden oder nicht gibt es hier lediglich zwei Rückgabewerte. 0 oder 1. Genauso wollen wir es auch haben.

Die Logik für das einblenden einer Person ist erstellt. Jetzt gilt es…

Bilder dynamisch einzublenden

Normalerweise können wir Arbeitsschritte und vorgehen in Excel beobachten und deshalb auch einfacher nachvollziehen weil alles auf dem Arbeitsblatt steht.

Die Funktion der dynamischen Verknüpfung der Bilder passiert hingegen komplett «off Spreadsheet» wie man auf Englisch so schön sagt und ist deshalb nicht sichtbar auf dem Arbeitsblatt.

Wir erstellen die Abfrage Logik im Formel Manager.

Die Formel um das Bild von Angela Merkel dynamisch aufzurufen, ist hier bereits im Formel Manager hinterlegt, und sieht wie folgt aus:

Die Formel besteht im Wesentlichen aus drei Teilen und lediglich zwei Funktionen: WENN und BEREICH.VERSCHIEBEN

Im ersten Teil benutzen wir unsere “Ist Aktiv” Abfrage die wir oben erstellt haben.
Im zweiten Teil wählen wir das Bild aus das angezeigt werden soll mit der BEREICH.VERSCHIEBEN Formel wenn die Person «Aktiv» ist…
…und tun im dritten Teil dasselbe wenn die Person «Inaktiv» ist.

Wer mehr über BEREICH.VERSCHIEBEN lernen will kann hier noch tiefer in das Thema eintauchen.

Als letztes können wir nun zurück auf dem Dashboard eines der Verknüpften Bilder nehmen und diesem eine Formel als Quelle hinzufügen.

Diesen Schritt wiederholen wir nun bis alle Bilder erstellt sind mit Ihrer entsprechenden Formel. Als letztes fügen wir noch die Namen und Länder hinzu unterhalb der Bilder.

Das Dashboard mit dynamischen Bilder

Das Dashboard mit den fertig erstellten dynamischen Bildern sieht nun so aus…

Die Personen welche mit dem Datenschnitt ausgewählt sind werden jetzt eingeblendet während alle anderen «Ausgegraut» erscheinen.

Download

Wer das Dashboard wie es hier gezeigt wird anschauen und die Funktionalität untersuchen will kann das hier tun:

Was kommt als nächstes?

Im nächsten Beitrag schauen wir uns an wie die Dynamische Legende mit Fahnen erstellt sind!

Lies den nächsten Teil dieses Tutorials nächste Woche: Link wird dann an dieser Stelle auch eingefügt!