Wie man ganze Tabellen von einer Excel Datei in eine andere verlinkt

panamax vessel

Ganze Datenbereiche aus einer Excel Datei in eine andere zu verlinken kann einem schnell so vorkommen als müsste man die Logistik für die beladung eines Panamax Frachtschiffes übernehmen.

Problem:

Man hat zwei Excel Dateien. Man möchte einen ganzen Datenbereich verlinken.

Ein kleines Beispiel aus der Praxis veranschaulicht die Sache:

In der ersten Excel Datei, nenne wir sie doch Quelldatei, werden z.B. Marketing Daten gesammelt und in einer Liste eingetragen.

In der zweiten Datei, nennen wir sie Zieldatei, möchte man die gesamte Liste aus der Quelldatei reinladen in dem man diese Verlinkt, um danach Auswertungen zu erstellen im Berichtswesen.

Die auf dem Netz oft vorgeschlagene Lösung man soll einfach Paste Special>Link verwenden funktioniert nicht wirklich, denn dies ist nichts anderes als eine automatisierte Erstellung von vielen =A1 Verlinkungen.

Weshalb eine einfache Verlinkung keine gute Lösung ist merkt man spätestens dann wenn die Verkäufer anrufen und nachfragen wieso denn Kunde XY oder der Verkaufbetrag Z nicht in der Auswertung drin sind.

Wenn die Liste grösser wird (mehr Einträge bekommt) dann würden wir dies nicht sehen bei einer A1 Verlinkung, es sei denn wir kopieren die A1 Referenz bis ganz nach unten… was aber zu einer aufgeblähten Dateigrösse führt. Auch würden wir beim Löschen von Zeilen in der Quelldatei schnell Fehler bekommen. Diese Probleme könnte man natürlich mit viel Aufwand umgehen, aber…

…es geht auch einfacher!

Wie man ganze Tabellen (Listen) in Excel verlinkt:

  1. In der Quelldatei wird sichergestellt dass die zu Importierende Liste als Benannter Bereich gespeichert ist (in unserem Beispiel heisst der Bereich ). Dieser ist idealerweise dynamisch oder zumindest so erstellt dass wenn neue Zeilen eingeschoben werden der Bereich mitwachst.

Hinweis: Wenn die Liste auf einem eigenen Arbeitsblatt gespeichert ist und nur die Liste mit den Spaltenbeschriftungen vorhanden ist (also kein Titel oder andere benutzte Zellen auf dem Arbeitsblatt, etc.) kann man auch direkt das ganze Arbeitsblatt importieren ohne einen Benannten Bereich daraus machen zu müssen. Nicht auswählbar hingegen sind Tabellen die durch das Tabellenwerkzeug erstellt wurden. Dazu weiter unten noch Infos.

  1. In der Zieldatei ein frisches Arbeitsblatt erstellen in der die Verlinkte Tabelle eingetragen werden soll.
  2. Jetzt in der Zieldatei im Menü „Daten“ unter Externe Daten „von Access“ importieren (geht auch mit Andere Datenquelle>XML Daten) auswählen.

Import from Access

  1. Im geöffneten Fenster werden nun nur XML Dateien angezeigt. Hier auf „Alle Dateien“ umstellen damit auch Excel Dateien angezeigt werden. Jetzt kann man die Excel Quelldatei auslesen.

Import Window

  1. Im geöffneten Fenster muss nun nur noch der Name des Bereiches (von Schritt 1) ausgewählt werden und dieser als Tabelle (Standardeinstellung) importiert werden.

Auswahl

Die verlinkte Tabelle kann jetzt automatisch aktualisiert werden. Entweder durch „Aktualisieren“ drücken oder in dem man gleich ein Haken setzt bei „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“ im entsprechenden Menü: Daten>Alle aktualisieren>Einstellungen!

Excel 2010 bis 2016

Tatsächlich gibt es in neueren Versionen von Excel mehr Möglichkeiten Daten zu importieren und / oder zu verlinken. Die in Excel 2016 direkt enthaltene “Abrufen und Transformieren” Funktionen sind extrem flexibel was Datenquellen und Möglichkeiten anbelangt um Daten zu importieren.

Get and Transform

Glücklicherweise ist das Power Query Add-In bei der 2013 Version bereits von Haus aus dabei und muss lediglich noch aktiviert werden als COM Add-In im Entwickler Menü.

Das Power Query Add-In ist auch bereits verfügbar für Excel 2010, jedoch nur als Add-In zum download, welches man jedoch direkt bei Microsoft gratis herunterladen kann.