Sparklines – Damit im Reporting die Funken fliegen

Wer in einem Bericht Daten visualisieren will ohne dafür gleich ein ganzes Diagramm einzusetzen, der sollte Sparklines einsetzen!

Sparklines sind Miniaturdiagramme welche in einer einzigen Zelle Platz haben.

Weil sie so kompakt sind, und oft direkt neben den Daten dargestellt werden, helfen Sie dem Leser die Informationen intuitiv besser zu verstehen.

In diesem Beitrag zeige ich zuerst wie man Sparklines erstellt, und dann anhand eines Beispiels, wie man sie effektiv in einem Bericht einsetzt!

Kurzeinführung: Wie man Sparklines erstellt

Du wählst die Zelle aus in der das Sparkline Diagramm erscheinen soll.

Im Einfügen Menü suchst Du den Bereich “Sparklines”.

Dort stehen drei Sparkline-Typen zur Auswahl: Linien, Säulen, oder Gewinn/Verlust Diagramme. Nun wählst Du eines davon aus…

…und es öffnet sich dieses Menü.

Im Feld “Datenbereich” gibst Du die relevanten Daten die im Diagramm sein sollen ein und klickst wieder “ok”.

Das neue Sparkline Diagramm erscheint in der am Anfang ausgewählten Zelle. Wie Du vielleicht bemerkt hast, gibt es nun auch ein neues Menü:

Das Sparklinetools Menü

Im Sparklinetools Menü siehst Du, dass man Sparklines auch formatieren kann damit Sie besser in den Bericht passen. Wichtiger als die Formatierung, welche ich hier nicht weiter beschreiben werde, sind aber die beiden Bereiche Anzeigen und Gruppieren. Was es mit diesen Funktionen auf sich hat lässt sich am besten anhand eines Beispiels in einem Bericht zeigen.

Sparklines in einem Verkaufsreport

Es gibt Berichte die werden alleine wegen der Anzahl von Datenreihen einfach unübersichtlich. Diagramme eigenen sich dann nicht, weil die Anzahl Datenreihen zu einem Chaos auf dem Diagramm führen. Ampeln sagen wiederum zu wenig aus da sie keine Trends aufzeigen. Lässt man die Daten einfach als Tabelle stehen, muss der Leser mühsam alles selber Analysieren, womit der Mehrwert des Berichtes dann eher klein ausfällt.

Ein Beispiel veranschaulicht das Problem: Eine Statistik über die Kundenkontakte eines Verkaufsteams. Entscheidend für den Berichtleser sind hier der effektive Umsatz, und der Trend, bez. das Verkaufsgeschick eines jeden einzelnen Mitarbeiters.

Weder die Daten als Tabelle alleine, noch das daraus erstellte Diagramm, sind Aufschlussreich.

Anhand des Diagrammes ist nicht schnell offensichtlich wie der Umsatz Trend ist ausser bei klaren Ausreisser wie z.B Ulrich. Alle anderen verdecken sich gegenseitig. Die Absoluten Verkaufswerte müssen in der Tabelle angeschaut und vom Leser selber kategorisiert werden.

Dieser Bericht ist nicht zufriedenstellend.

Hier dieselben Informationen ergänzt mit Sparklines:

Schon viel besser!

Es wird sofort klar in welche Richtung der Umsatz geht bei den einzelnen Verkäufer. Carmen, Sebastian, Maxl, und Karl zeigen einen klaren aufwärts Trend. Charles und Sara hingegen sinken kontinuierlich. Ulrich der vorhin herausgestochen ist scheint eher inkonstant zu sein… vielleicht weil seine Kunden nicht regelmässig bestellen?

Wir können nun zusätzlich die besten und schlechtesten Monate visuell hervorheben um die Verkauf Statistik noch besser bewerten zu können.

Im “Anzeigen” Bereich des Sparklines Menüs finden wir die Optionen “Höchstpunkt” und “Tiefpunkt”. Bei diesen setzen wir einen Haken.

Es ergibt sich ein neues Bild. Der Trend für die einzelnen Verkäufer wird immer deutlicher. Sebastian ist der klare Aufsteiger und Charles der klare Absteiger.

Im Diagramm war aber schneller klar wer der beste und der schlechteste Verkäufer sind! Der beste Verkäufer, Ulrich, hat sich im Diagramm wortwörtlich abgehoben von den Anderen, da seine absoluten Verkaufswerte markant höher waren als die aller Anderen. Dies ist in den Sparklines nun nicht mehr offensichtlich. Wir können das aber korrigieren!

Um die Absoluten Werte aufzuzeigen erstellen wir deshalb noch eine zweite Gruppe Säulen-Sparklines:

Die neuen Säulen zeigen nun den exakt gleichen Trend wie die Linien. Wir wollen die Säulen aber dafür einsetzen dass wir die absoluten Werte ersichtlich werden. Also müssen wir Ihnen noch eine gemeinsame Vertikale Achse geben.

  1. Wir markieren alle Sparklines die zu derselben Datengruppe gehören, bez. welche die gleiche Skala für die Vertikal Achse haben sollen.
  2. Im Sparkline Menü gehen wir zum Bereich Gruppieren und klicken zuerst Gruppieren. Jetzt weiss Excel dass es diese Sparklines logisch zusammen gruppiert werden müssen.
  3. Im Dropdown Menü von “Achse” wählen wir “Benutzerdefinierter Wert…” und setzen es auf 0 für die Minimalwerte der vertikal Achse und…
  4. …stellen den Höchstwert auf “Identisch für alle Sparklines” ein.

Neu sieht der Bericht so aus:

Jetzt sind sowohl die Absoluten Umsatzwerte wie auch der Trend klar dargestellt.

Dank den Sparklines sehen wir das Sebastian zwar einen kontinuierlich steigendes Wachstum hat, aber noch auf tiefem Niveau ist Umsatzmässig. Dass Charles’s Umsatz Absteigenden ist dürfte jetzt aber die Gemüter eher bewegen, denn sein Umsatzverlust fällt ins Gewicht.

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