2018 Zeiterfassung Excel Vorlage

Arbeitszeiterfassung 2018 und Anleitung

Wie in den Vorjahren auch schon, habe ich meine beliebte Arbeits- und Absenz Erfassung Vorlage auf das kommende Jahr 2018 aktualisiert!

BUSY ANT LIGHT ist eine gratis Excel Vorlage welche für die persönliche Stundenerfassung benutzt werden kann und die gleichzeitig auch noch die Erfassung von Absenzen zulässt. Sie ist hauptsächlich für den privaten Gebrauch gedacht. Zeiterfassungs Vorlagen für Kleinunternehmen sind hier.

Technische Veränderungen gegenüber dem Vorjahr hat es keine grossen mehr gegeben, denn die meisten Ideen kommen von Euch (den User), und im letzten Jahr gab es wenige Vorschläge. Vielleicht ist dies mitunter auch ein Zeichen, dass die Vorlage nach über 4 Jahren und über 100’000 Downloads einen gewissen Reifegrad erreicht hat nach . Trotzdem kann es immer noch besser werden, weshalb Euer Feedback immer willkommen ist in den Kommentaren (oder auch per Email)!

Emails mit Fragen über die Vorlage bekam ich jedoch auch diese Jahr immer noch. Deshalb entschloss ich mich in diesem Beitrag nicht einfach nur die 2018 Vorlage zu publizieren, sondern auch gleich eine kleine Anleitung beizulegen.

Die 2018 BUSY ANT LIGHT Vorlage könnt Ihr hier herunterladen: BUSY-ANT-LIGHT-Arbeitszeiterfassung-v2018

Wie anwenden

BUSY ANT kann ganz leicht eingeführt werden. Es bedarf für lediglich 3. Schritte bis die Zeiterfassung starten kann.

  1. Unternehmen Stammdaten erfassen
  2. Mitarbeiterspezifische Angaben ausfüllen
  3. Mitarbeiterspezfische Soll Arbeitszeit festlegen

Die Zeiterfassung kann starten!

Funktionen erläutert

Der Gebrauch der Datei ist weitgehen selbsterklärend. Zudem hat es überall in der Vorlage auch roten Text der als Anleitung dient und es gibt auch noch eine «Hilfe» Tabelle die nützlich sein kann im Ausfüllen. Trotzdem habe ich hier die wichtigsten Punkte nochmal etwas ausführlicher erläutert.

Stammdaten A

Unternehmens Angaben erfassen

Es werden zuerst die Unternehmens Daten eingegeben welche für den gesamten Betrieb oder Abteilung gelten. Dies ist natürlich in erster Linie der Namen des Unternehmens, aber auch die kalkulatorische Soll Arbeitszeit ist wichtig. Damit wird der Standardarbeitstag festgelegt der in der Datei benutzt wird um Absenzen zu berechnen.

Mitarbeiter Stammdaten erfassen

Die Mitarbeiter spezifischen Stammdaten erlauben es den Resturlaub vom Vorjahr so wie auch Vorjahresüberstunden (oder Minderstunden) zu erfassen. So dass die Urlaubssaldi und die Überstunden Saldi (in der PRO Version) immer stimmen und für den Mitarbeiter schön übersichtlich sind. Wie man im Screenshot sieht hat die Proversion noch die Option des unterjährigen Eintritts oder Austritts.

Absenzkategorien

Unter Absenzkategorien können verschiedene Arten/Typen von Absenzen erfasst werden. Diese erscheinen nachher auf der Zeiterfassung. Die ersten 3 Absenz Code dürfen nicht verändert werden, da andere Formeln auf diese zurückgreifen.

Feiertage

Feiertage sind von je nach Land, Region, oder sogar Stadt unterschiedlich. Die Vorausgefüllten Feiertage können daher höchstens als Startpunkt angesehen werden. BUSY ANT erlaubt es aber beliebig viele Feiertage hinzuzufügen (oder Löschen). Halbtage können genau so gut erfasst werden wie ganze. Zudem erlaubt es die Vorlage auch Feiertage einzuplannen an denen die Mitarbeiter 1 Stunden früher nach hause gehen dürfen. Dies würde z.B. wie folgt eingegeben:

Datum: XX.12:2018
Anlass: Tag vor Weihnachten (Arbeitsschluss um 16:00)
Absenzstunden 1:00

Stammdaten B

Mitarbeiter Sollarbeitszeit

Es gibt sehr viele Arbeitszeitmodelle in unserer Gesellschaft. Diese erfordern eine flexible Eingabemöglichkeit in der Vorlage damit die Überstunden auch richtig berechnet werden. BUSY ANT LIGHT kann für die reguläre Wochenarbeitszeit, Wochenendarbeit, wie auch Teilzeit Pensum, und 3. Schicht Arbeitszeit benutzt werden! Die Pro Version (BAP und BAP+) erlauben noch weitere Modelle. Zudem habe ich diese Jahr auch noch eine BAP Variante erstellt welche Bereitschaftsdienst (Pikettdienst) abdeckt!

Arbeitszeit- und Absenzen erfassen in der Vorlage

Die Zeiterfassung findet auf 12 individuellen Arbeitsblätter statt: «Januar» bis «Dezember».

Zeiterfassungs Tabelle

Die Arbeitsblätter in denen die Zeit und die Absenzen eingetragen werden, sind alle wie folgt strukturiert.

Jahresübersicht

Die Jahresübersicht gibt dem Mitarbeiter eine schnelle Übersicht über die gearbeitete Zeit, inklusive aller Absenzen, und Urlaub.

Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch hilft in der Dokumentation der gearbeiteten Stunden in denen man Unterwegs war. Hilfreich für jedermann der im Aussendienst tätig ist. Eine Übersicht geht schnell verloren wenn man das gefahrene nicht konsequent an einem Ort einpflegt und aufschreibt!

Bezahlte Zeiterfassung Vorlagen

Wie im Text zu lesen war verkaufe ich auch Zeiterfassung Vorlagen. Die Verkaufsversionen sind gedacht für Klein- Und Kleinstunternehmen. Diese Versionen sind mit weiteren Funktionen ausgestattet welche Unternehmer das Leben einfacher macht.

Einige der LIGHT Unterschiede zu den bezahlten Version könnt Ihr aus der unten stehenden Tabelle entnehmen. Wenn Ihr die bezahlten Versionen anschauen möchtet könnt Ihr dies auf der Zeiterfassung Produkte Seite tun!