Referenzlisten verwalten in Excel (Geburtstage, Telefonlisten, Kunden, Produkte, etc.)

Neulich wurde ich gebeten, bei der Erstellung einer Liste zu helfen, in der Geburtstage von Mitarbeitern einer Abteilung erfasst werden. Die Idee dahinter war, dass jeder weiß, wann dein Geburtstag ist, und dass deine Arbeitskollegen dir dann gratulieren können. Wenn Sie nur die fertige Liste wollen, scrollen Sie nach unten für den Download!

Eine Liste in Excel zu halten und zu aktualisieren ist eine tote einfache Aktivität, die Sie vielleicht denken…. und meistens ist das wahr, es sei denn, Sie müssen diese Liste in einem bestimmten Format erstellen, was dann jede Änderung zu einer lästigen Aufgabe macht, die Sie lieber jemand anderem überlassen würden.

Die Geburtstagsliste erinnerte mich an genau dieses Problem.

Drei Anforderungen

Es sollte ein sauberes Erscheinungsbild haben, so dass es leicht lesbar ist (also nicht nur die Standard-Excel-Zellenformatierung) und diese drei anderen Anforderungen erfüllt:

  1. Die Namen der Völker und ihr Geburtstag mussten sichtbar sein….
  2. …Geburtstage sollten nach Monaten gruppiert werden….
  3. …und sie mussten in der Reihenfolge der Geburtstage erscheinen!

Erstellen der Liste

Dieses Problem war für mich super geeignet in einer Pivot-Tabelle gelöst zu werden, denn es zeigt deutlich, wie vielseitig ein Werkzeug-Pivot-Tabellen sind!

  1. Der erste Schritt war, wie immer bei der Arbeit mit einer Liste, das Anlegen einer Tabelle (List Object). Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Daten, wenn sie in die Tabelle eingefügt werden, automatisch in die Pivot-Tabelle aufgenommen werden, die wir erstellen.

    Die Tabelle sieht wie im obigen Screenshot aus.
  2. Als nächstes wurde eine Pivot-Tabelle generiert. Einzigartig an dieser Pivot-Tabelle ist, dass wir beide Felder in der Tabelle im Abschnitt “Zeilenbeschriftungen” platzieren.
  3. Anschließend gruppieren wir die Geburtstage automatisch über die Pivot-Tabelle “Gruppierung”. Wir müssen nur die Monate auswählen, und Excel erledigt den Rest, indem wir eine Tabelle mit allen Namen, die in dem Monat angezeigt werden, in dem die Person Geburtstag hat, sauber zurückgeben.
  4. Um tatsächlich das Geburtsdatum pro Person anzuzeigen, müssen wir einen kleinen Trick anwenden. Wir nehmen das Geburtstagsfeld ein zweites Mal und verwenden es im Abschnitt “Werte” der Pivot-Tabelle. Excel erkennt die Informationen automatisch als Daten. Daher wird es als “Count of Bday” angezeigt. Da Excel Datumsangaben als Zahlen speichert (im Hintergrund) und jede Zeile nur einen Geburtstag enthält, können wir die Pivot-Tabelle dahingehend ändern, dass die Summe des Wertes (z.B. 42678) angezeigt wird, den wir dann nur noch als Datum neu formatieren müssen. So können wir den Geburtstag im Wertefeld anzeigen!….an diesem Punkt sind wir fast fertig. Die ersten Anforderungen haben wir bereits erfüllt. Nun zum letzten….
  5. Die letzte Aufgabe erfordert, dass wir eine Hilfsspalte in die Quelltabelle einfügen. In dieser Spalte berechnen wir, an welchem Tag des Jahres der Geburtstag fällt, und erstellen so eine Liste, die von 1 bis 365 sortiert werden kann. Ich habe die folgende Formel verwendet, um diese Werte zu berechnen….=DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(B2);TAG(B2))-DATUM(JAHR(HEUTE());1;0)

    Dieses neue Feld setzen wir dann in den Bereich “Werte” der Pivot-Tabelle. Wenn Sie den Cursor auf einen der Werte setzen, können Sie die Schaltfläche “Aufsteigend sortieren” verwenden. Die Werte erscheinen nun in der von uns gewünschten Reihenfolge und erfüllen die 3. und letzte Anforderung.

  6. Da diese zusätzliche Hilfsspalte von einem Benutzer nicht wirklich gesehen werden muss, können wir sie einfach ausblenden, indem wir die Spalte ausblenden. Wenn die Liste aktualisiert wird, funktioniert sie weiterhin in der versteckten Spalte.

Jetzt haben wir eine fertige Geburtstagsliste, die einfach aktualisiert und gepflegt werden kann!

Sie können diese Vorlage herunterladen und für Ihr eigenes Unternehmen verwenden, wenn Sie möchten:  Birthday List