Die bedingte Formatierung hebt die Layout- und Gestaltungsmöglichkeiten für dein Excel-Blatt auf die nächste Stufe.

Es lässt deine Tabelle nicht nur toll aussehen, sondern ermöglicht es dir auch, deine Daten zu überblicken und wichtige Hinweise im Handumdrehen zu erkennen.

Ich zeige dir in 5 Schritt-für-Schritt-Tricks mit Formatierung genau wie das geht..

Daten einfach veranschaulichen mit Farbskalen der Bedingten Formatierung

In Excel erleichtert ein Feature das farbige visualisieren von größeren Datenmengen: die Farbskalen. Riesige Zahlenwüsten lassen sich somit etwas beleben und wichtige Informationen direkt erkennen.

Testen wir das ganze an einer fiktiven Datensammlung:

Um die Spalte farblich zu verändern markiere ich sie und klicke auf Bedingte Formatierung -> Farbskalen -> Grün-Gelb-Rot-Farbskala.

Excel analysiert die Spalte, denkt sich spontan eine halbwegs sinnvolle Regel aus und wendet diese an, die Spalte wird direkt farblich verändert.

Der niedrigste Wert ist gelb, der höchste Wert grün.

Größere Ansammlungen einer Farbe zeigen mir also Stagnation, deutliche Veränderungen des Kapitals fallen also durch deutliche Farbänderungen in benachbarten Zellen auf.

Dazu markiere ich also wieder die Spalte und wähle Bedingte Formatierung -> Farbskalen -> Grün-Gelb-Farbskala.

Die Prozente lassen sich auch noch mit Symbolen verdeutlichen. Markieren, Bedingte Formatierung -> Symbolsätze -> 3 Pfeile (farbig). Dann Regeln bearbeiten, diese Regel bearbeiten und die Werte nach eigenem ermessen ändern.

Markieren die gesamte Zeile / Spalte

Mit diesem Trick zeige dir, wie du nicht nur einzelne Zellen hervorhebst, sondern auch alle zugehörigen Informationen in derselben Zeile formatieren kannst. Dadurch werden aufgezeichnete Einträge besser sichtbar.

Hierfür verwenden wir formelbasierte bedingte Formatierungsregeln.

• Wähle alle Daten aus
• Im Start Menü>Bedingte Formatierungen>Regeln Verwalten auswählen

• Gehe zu “Neue Regel” für die bedingte Formatierung
• Setze den Typ auf “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden”
• Gib die Regel wie unten dargestellt ein
• Lege die Formatierungsoptionen fest
• Jetzt wird die Zeile hervorgehoben

Markieren alternative Zeilen

Die Zebra-Schattierung (Hervorheben jeder zweiten Zeile) ist eine bewährte Technik, um die Lesbarkeit von Daten zu verbessern. In Excel sind jedoch keine Zebra-Schattierungsoptionen für nicht tabellarische Daten integriert. Man kann bedingte Formatierungsregeln verwenden, um die Zebra-Schattierung einfach hinzuzufügen. Unten findest du ein Beispiel für eine erweiterte Zebra-Schattierung.

Zebra-Streifen (Einfach):

So fügt man regelmäßige Zebraschattierungen hinzu (markiere die alternative Zeilen):

1. Gehe nach dem gleichen Schema wie im Tipp oben vor bis es zur Formel eingabe kommt
2. Gib die Formel =ISTGERADE(ZEILE()) ein
3. Definiere die gewünschte Formatierung
4. Wenden die Regel an

Fortgeschrittene Zebra-Schattierung (5er Banden):

Alles gleich wie vorher, aber…

1. Die erste Zeile im Datenbereich, z.B. die Datenüberschriftszeile als benannten Bereich speichern der “nfErsteZeile” heisst.
2. Dann die folgende Formel benutzen

=ISTUNGERADE(QUOTIENT(ZEILE()-ZEILE(nfErsteZeile)-1;5))

Danach bekommst Du ein Resultat wie oben angezeigt!

Zebra-Streifen für Filter Bereiche:

In den Kommentaren fragte Matthias, wie man Zebra-Streifen in einem Filterbereich erstellen kann, so dass die Zebra-Schattierung auch dann noch stimmt, wenn der Filter benutzt wird.

Auch das ist machbar!

1. Gehe wiederum zur Formel eingabe im Benutzerdefinierten Formatierung Menü
2. Gib die Formel =REST(TEILERGEBNIS(3;$A$1:$A1);2)*($A1<>””) ein
3. Definiere die gewünschte Formatierung, et voilà, fertig sind die Zebra-Streifen auch im Filterbereich!

Markieren Daten in der nächsten Woche

Stellen dir vor, du leitest ein Projekt, und führst einen Projektplan in Excel. Es gibt eine Reihe von Fälligkeitsterminen und du möchten sofort sehen, welche “Milestones” im nächsten Monat fällig sind. Du kannst dafür die Funktion für relative Daten in bedingten Formatierungsregeln verwenden.

Man könnte das auch per Formeln machen… ähnlich wie bei dem Tipp oben mit dem Zebra streifen, aber Excel bietet uns hier das ganze Pfannen-Fertig an.

Auswählen. Bestätigen. Fertig.

Genial.

Datenleisten und Symbole in derselben Zelle

Datenbalken sind gut. Symbole sind gut. Zusammen sind sie großartig.

Zum Beispiel um ein zusätzliches Symbol anzuzeigen, wenn ein Auftrag ganz erledigt ist (z. B. 100%)?

Hier die beiden Formatierungen als Screenshot.

Anmerkung: in den Zellen in Spalte C sind nur die verlinkten Werte von Spalte B. Die Spalte C ist Rechtsbündig ausgerichtet.

Ich hoffe ich konnte dir ein paar Formtierungsideen geben welche dir die Arbeit erleichtern!