Um den Überblick zu behalten führen viele Teams eine Pendenzenliste, Aufgabenliste, oder Liste offener Punkte.

Damit nicht jeder das Rad neu erfinden muss stelle ich hier die ExcelNova Team-Pendenzen- und Aufgabenliste zum Download bereit: Team Pendenzliste in Excel.

Ich benutze diese Aufgabenliste auch als meine Persönliche Pendenzenliste, kann also ohne weiteres auch für Single User gebraucht werden. :- )

Hier die Pendenzenliste als Download:

Erfassungsdaten

Es werden folgende Punkte erfasst:

• Pendenz Nr. (automatisch)
• Thema
• Erfassungsdatum (automatisch)
• Erfasst von (automatisch)
• Anfrage von
• Fällig am
• Priorität
• Pendenz
• Schritte unternommen
• Warten auf Antwort
• Status (Formel)
• Erledigt am
• Dauer (Tage)

Prioritäten System

Das Prioritäten System kann auf zwei Art und Weisen benutzt werden. Auch eine Kombination beider Systeme ist möglich.

Im A-B-C System kann man die Prioritäten mit A, B, C, etc. hinterlegen. „A“ hat die höchste Priorität und wird automatisch mit rot hinterlegt.

Im Zahlen System wird mit 1 die höchste Prio festgelegt. Hier werden sämtliche Prioritäten farblich markiert. Desto kleiner die Zahl desto Höher ist die Priorität.

Eine Kombination beider Systeme ist auch möglich. So kann man zum Beispiel das Zahlen System für die normalen Aufgaben verwenden und bei hoch dringenden Aufgaben ein „A“ setzen.

Funktionen

„Neue Pendenz“ Button

Fügt eine neue Zeile ein nach dem letzten Eintrag. Funktioniert auch wenn die Liste gefiltert ist.

„Als PDF Verschicken“ Button

Verschickt die Pendenzenliste als PDF an die Personen die im CC: Feld mit voller Email Adresse angegeben sind. ACHTUNG: Die Email Adressen müssen bei MS Outlook bereits in dem Adressbuch vorhanden sein! Sind sie es nicht so generiert Outlook eine Warnung!

„Refresh „ Button

So kann die Liste schnell auf alle offenen Projekte gefiltert werden. Berücksichtigt nur das Feld Status. Alle anderen Filter bleiben bestehen!

„Info“ Button

Blendet die gleichen Informationen wie oben beschrieben im Tool ein.

Anleitung

Die Anleitung ist weitgehend im Tool vorhanden, gemäss meinen Richtlinien für ein gutes Formular (VBA habe ich trotzdem benutzt)! Einfach den „Info“ Button klicken.

Tipp

Das aktuelle Datum kann man ganz schnell durch die Tastenkombination Ctrl + . bei einer erledigten Aufgabe eingeben!

Und für diejenigen von Euch die es ganz genau nehmen: mit Ctrl + : setzt Excel automatisch die aktuelle Uhrzeit.

Statistik

Aus der Pendenzenliste kann man natürlich auch beliebig Auswertungen erstellen. z.B. mit einer Pivot Tabelle um einen schnellen Überblick zu bekommen wer wie viele Aufgaben hat.