Die Filter Funktion ist eine weitere geniale Formel die Microsoft in der Excel 365 Office Version eingeführt hat. Zum Zeitpunkt dieses Schreibens (10.11.2019) ist die Funktion noch nicht auf den normalen 365 Office Versionen verfügbar!
Mit der Filter Funktion werden wir in Zukunft ganze Datenbereiche direkt per Formel Filtern können, ohne das wir zuvor einen Filter setzen müssen.
Das Resultat der Formel wird als Matrix die sich über mehrere Zellen erstreckt zurückgegeben!
Mit anderen Worten, wir kommen in Excel immer näher an den Punkt an dem wir Daten lediglich noch als Tabelle laden müssen, und danach nahezu jede Analyse per Formel direkt darauf basierend erstellen können… ohne vorher diese bearbeiten zu müssen!
Schauen wir uns zuerst die Formel Syntax an, dann ein paar Beispiele, und mögliche Fehler:
Syntax
Die Formel wird offiziell in Office 365 so wie allen “online” Versionen von Excel zur Verfügung stehen.
Matrix: Der Bereich der gefiltert werden soll.. im wesentlichen das was wir als die “Liste” verstehen.
Einschliessen: Hier werden die Filter kriterien gesetzt
Wenn_Leer: Optionales Argument. Was angezeigt werden soll wenn der gesetzte Filter keine Ergebnisse bringt. Im wesentlichen dient dies als “Fehler” Abfangmechanismus. Mehr dazu im letzten Teil des Artikels.
Wer sich die Filter Beispiele selber in Excel anschauen möchte kann das mit dieser Datei tun:
Beispiel 1: Daten Filtern per Formel
Der zu filternde Kriterien-wert wird direkt im zweiten Parameter eingegeben mit einem Gleichheitszeichen. Die Syntax, welche ja oben schon erläutert wurde, ist nicht sonderlich schwierig zum verstehen.
=FILTER(A2:C13;A2:A13="Rot")
Interessant ist an diesem Beispiel aus meiner Sicht hauptsächlich zwei Dinge:
- dass die Formel einen ganzen Bereich als Resultat (E2:G9) liefert
- die Formel füllt zwar den ganzen Resultatbereich aus, “steht” aber nur in der obersten linken “Wurzel” Zelle (E2)… die anderen Zellen sind im Formeleingabebereich ausgegraut wenn man sie anklickt!
Versucht man einen Wert in dieser Zelle zu löschen, so erscheint eine Fehlermeldung! “Wir können diesen Wert nicht löschen”
Das Filter Kriterium kann sowohl direkt eingegeben (wie im ersten Bild) wie auch per Referenz mit Link gesetzt werden, so wie im unten stehenden Screenshot:
Beispiel 2: Mehrere Werte gleichzeitig Filtern
Auch mehrere Kriterien können auf einmal gefiltert werden per Formel.
Im obigen Beispiel werden die Kriterien “mulitpliziert” mit dem *, ähnlich wie wir das z.B. bei den SUMMENPRODUKT Formeln machen…
=FILTER(A2:C13;(A2:A13="Rot")*(B2:B13="Kreis"))
Man könnte aber auch folgende Variante eingeben der Formel, und auch diese würde das korrekte Resultat liefern:
=FILTER(A2:C13;A2:A13&B2:B13="Rot"&"Kreis")
In dieser Variante ist wichtig dass die Such-Spalten mit dem Et-Zeichen (&) verbunden werden und dass die Kriterien in der selben Reihenfolge ebenfalls damit Verbunden werden.
Beispiel 3: Wenn es kein Resultat gibt
Sollte es kein Resultat geben in der Liste welches den gesetzten Kriterien entspricht, so erscheint ein #KALK! Fehler
Dieser Situation wird mit dem letzten Eingabeparameter Rechnung getragen. Hier können wir definieren was erscheinen soll…
Eine Fehlerquelle kann jedoch mit diesem Parameter nicht eliminiert werden!
#ÜBERLAUF! Fehler
Wenn bereits ein Wert in einer Zelle steht und das Resultat der Formel diesen Überschreiben würde, so gibt Excel einen #ÜBERLAUF Fehler zurück.
Hilfreich ist das Excel in diesen Situationen den benötigten Resultats-bereich mit einer dünnen blau gestrichelten Linie anzeigt!
Also muss sichergestellt werden, dass im Excel Modell unterhalb einer solchen Formel, keine weiteren Formeln oder Werte stehen.