Arbeitszeit- und Absenz Erfassung Vorlage

BUSY ANT LIGHT ist eine gratis Excel Vorlage welche für die persönliche Stundenerfassung benutzt werden kann und die gleichzeitig auch noch die Erfassung von Absenzen zulässt. Sie ist hauptsächlich für den privaten Gebrauch gedacht. Zeiterfassungs Vorlagen für Kleinunternehmen sind hier.

Technische Veränderungen gegenüber dem Vorjahr hat es keine gegeben. Die Vorlage ist über die Jahre und mit mehreren 500’000 Downloads eine beliebte Vorlage.

In der BAP Anleitung sind insbesondere Praxis-Beispiele enthalten welche bei mir öfters angefragt werden! Wie gewisse Sollzeiten erfasst werden können, Teilzeitarbeit, etc.

Die Vorlage kann jeder User selbst auf das nächste Jahr aktualisieren! In den Stammdaten einfach das entsprechende Jahr angeben und alle Monate werden neu berechnet!

Wie anwenden

BUSY ANT kann ganz leicht eingeführt werden. Es bedarf für lediglich 3. Schritte bis die Zeiterfassung starten kann.

1. Unternehmen Stammdaten erfassen
2. Mitarbeiterspezifische Angaben ausfüllen
3. Mitarbeiterspezfische Soll Arbeitszeit festlegen

Die Zeiterfassung kann starten!

Funktionen erläutert

Der Gebrauch der Datei ist weitgehend selbsterklärend. Zudem hat es überall in der Vorlage auch roten Text der als Anleitung dient und es gibt auch noch eine «Hilfe» Tabelle die nützlich sein kann im Ausfüllen. Trotzdem habe ich hier die wichtigsten Punkte nochmal etwas ausführlicher erläutert.

Stammdaten A

Unternehmens Angaben erfassen

Es werden zuerst die Unternehmens Daten eingegeben welche für den gesamten Betrieb oder Abteilung gelten. Dies ist natürlich in erster Linie der Namen des Unternehmens, aber auch die kalkulatorische Soll Arbeitszeit ist wichtig. Damit wird die Standardarbeitszeit festgelegt der in der Datei benutzt wird um Absenzen zu berechnen.

Mitarbeiter Stammdaten erfassen

Die Mitarbeiter spezifischen Stammdaten erlauben es den Resturlaub vom Vorjahr so wie auch Vorjahres Überstunden (oder Minderstunden) zu erfassen. So dass die Urlaubs-Saldi und die Überstunden-Saldi (in der PRO Version) immer stimmen und für den Mitarbeiter schön übersichtlich sind. Wie man im Screenshot sieht hat die PRO Version noch die Option des unter jährigen Eintritts oder Austritts.

Absenzkategorien

Unter Absenzkategorien können verschiedene Arten/Typen von Absenzen erfasst werden. Diese erscheinen nachher auf der Zeiterfassung. Die ersten 3 Absenz Code dürfen nicht verändert werden, da andere Formeln auf diese zurückgreifen.

Feiertage

Feiertage sind je nach Land, Region, oder sogar Stadt unterschiedlich. Die Vorausgefüllten Feiertage können daher höchstens als Startpunkt angesehen werden. BUSY ANT erlaubt es aber beliebig viele Feiertage hinzuzufügen (oder Löschen). Halbtage können genau so gut erfasst werden wie ganze. Zudem erlaubt es die Vorlage auch Feiertage einzuplanen an denen die Mitarbeiter 1 Stunden früher nach hause gehen dürfen. Dies würde z.B. wie folgt eingegeben:

Datum: 24.12.2021
Anlass: Tag vor Weihnachten (Arbeitsschluss um 16:00)
Absenzstunden 1:00

Stammdaten B

Mitarbeiter Sollarbeitszeit

Es gibt sehr viele Arbeitszeitmodelle in unserer Gesellschaft.

Diese erfordern eine flexible Eingabemöglichkeit in der Vorlage damit die Überstunden auch richtig berechnet werden. BUSY ANT LIGHT kann für die reguläre Wochenarbeitszeit, Wochenendarbeit, wie auch Teilzeit Pensum, und 3. Schicht Arbeitszeit benutzt werden! Die Pro Version (BAP Pro) erlaubt noch weitere Modelle. Zudem habe ich auch noch eine BAP Variante erstellt welche Bereitschaftsdienst (Pikettdienst) abdeckt!

Arbeitszeit- und Absenzen erfassen in der Vorlage

Die Zeiterfassung findet auf 12 individuellen Arbeitsblätter statt: «Januar» bis «Dezember».

Zeiterfassungs Tabelle

Die Arbeitsblätter in denen die Zeit und die Absenzen eingetragen werden, sind alle wie folgt strukturiert.

Jahresübersicht

Die Jahresübersicht gibt dem Mitarbeiter eine schnelle Übersicht über die gearbeitete Zeit, inklusive aller Absenzen, und Urlaub.

Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch hilft in der Dokumentation der gearbeiteten Stunden in denen man Unterwegs war. Hilfreich für jedermann der im Aussendienst tätig ist. Eine Übersicht geht schnell verloren wenn man das gefahrene nicht konsequent an einem Ort einpflegt und aufschreibt!

Bezahlte Zeiterfassung Vorlagen

Wie im Text zu lesen war verkaufe ich auch Zeiterfassung Vorlagen. Die Verkaufsversionen sind gedacht für Klein- Und Mittlere Unternehmen. Diese Versionen sind mit weiteren Funktionen ausgestattet welche die Vorlage noch besser machen!