Wofür man den Szenario-Manager benutzt

Der Szenario-Manager wird am besten zur Untersuchung mehrerer unterschiedlicher Variablen in einem Modell oder Szenario (z.B. Finanz-Planung-Modelle) eingesetzt.

Das Tool ist dafür gedacht komplexe Modelle zu erfassen in einem Was-wäre-wenn-Fall um dann eine effizientere Analyse bei der Entscheidungsfindung herbeizuführen. In wie weit das Tool dieses Ziel auch erfüllt könnt Ihr am Ende dieses Artikels lesen!

Szenario-Manager aufrufen

Der Szenario-Manager kann via Daten Menü>Was-wäre-wenn Analyse>Szenario-Manager aufgerufen werden.

Das neu geöffnete Fenster sieht wie oben abgebildet aus. Es bestehen noch keine Szenarien weshalb alles leer ist.

Szenarien erfassen

Wer ein Szenario zum Analysieren hat muss zuerst die individuellen Teile des Szenarios erfassen. Dies wird getan indem wir auf Hinzufügen klicken. Es öffnet sich das Szenario hinzufügen Fenster.

Szenarioname: Wir können nun Szenarien erfassen in dem wir diesen einen Namen geben.

Veränderbare Zellen: Hier wird eine oder auch mehrere Zellen eingegeben. Ein Szenario kann maximal 32 Variablen enthalten. (Für diesen Punkt unbedingt auch den Tipp weiter unten lesen!)

Kommentar: Der Kommentar ist optional. Wenn mehrere Personen mit dem Szenario arbeiten, mag es hilfreich sein eine gewisse Dokumentation zu hinterlassen. Auch für denjenigen der das Modell erstellt kann es hilfreich sein einen Wegweiser zu haben wenn er die Datei nach zwei Jahren aufmacht und sich nur noch Vage erinnert was gemacht wurde.

Schutz: Es gibt zwei Optionen zum Schützen des Szenarios. Änderungen verhindern (standardmäßig gesetzt) und Ausblenden. Wenn Änderungen verhindern ausgewählt ist werden sämtliche Szenarien so wie sie sind eingefroren. Damit dies in Kraft tritt muss das Arbeitsblatt geschützt werden! Ausblenden macht genau das was der Name sagt und blendet die Szenarien aus. Auch dies tritt aber nur in Kraft wenn das Arbeitsblatt geschützt wird!

Ein Tipp zum Arbeiten mit dem Szenario-Manager

Der Szenario-Manager ist leider nicht das Benutzerfreundlichste Werkzeug in Excel. Mitunter kriegt man recht schnell Kopfweh wenn man mehr als eine Handvoll Variablen in einem Modell erfassen will und dabei nur die Zellen Referenzen (z.B. F8) sieht. Wer soll da noch den Überblick behalten?

Durch den Einsatz des Namens-Manager kann mein ein wenig Struktur in das Chaos bringen. Sämtliche Eingabe Zellen, sprich die Zellen welche sich im Szenario verändern, sollten im Namens-Manager mit einer sprechenden Benennung versehen werden.

Diese Namen können nachher auch im Szenario-Manager eingesetzt werden zum erfassen der Werte. Dies hilft nicht nur bei der Erfassung der Szenario Werte, sondern auch später wenn das Szenario Zusammengeführt, oder Zusammengefasst wird!

Das Resultat sieht in unserem Beispiel dann so aus:

Nun können die Werte hinzugefügt werden welche sich Szenario nachher ändern!

Über den Hinzufügen Knopf können nun beliebig viele weitere Szenarios dem Modell hinzugefügt werden! Leider muss man bei jedem Szenario die Werte manuell eingegeben (Formeln werden auch nicht erlaubt).

Szenarien Zusammenfassen

Um die Auswirkungen sämtlicher Szenarien Werte nun anzuschauen wird eine Zusammenfassung erstellt mit dem Szenario-Manager: Zusammenfassung… anklicken.

Es öffnet sich das Szenariobericht Fenster:

Es gibt zwei Möglichkeiten eine Zusammenfassung zu erstellen mit dem Szenario-Manager. Ein Szenariobericht oder ein Pivot-Tabelle Szenariobericht.

Für beide Berichtsvarianten gilt dass die Berichte, einmal erstellt, lediglich die zu dem Zeitpunkt vorhandenen Daten anzeigt. Mit anderen Worten: Die Berichte sind nicht verlinkt mit den Quelldaten (auch der Pivot Bericht nicht!) und zeigen deshalb lediglich eine Momentaufnahme der Daten!

Szenariobericht

Sämtliche veränderbaren Zellen werden angezeigt mit den entsprechenden Werten die zum jeweiligen Szenario gehören.

Die Formatierung des Berichtes wird bei jeder neuen Erstellung wieder auf den Microsoft vorgegebenen Standard zurückgesetzt. Also Vorsicht beim Formatieren, denn wenn Ihr das Szenario auch nur ein einziges weiteres mal laufen lassen müsst, so war die Arbeit vergebens!

Pivot-Tabelle Szenariobericht

Der Pivot-Tabelle Szenariobericht liefert die selben Ergebnisse wie der Szenariobericht, jedoch ohne die Zusammenfassung der Zellenwerte welche sich von einem Szenario zum anderen Verändern. Der Pivot Bericht hat aber den kleinen Vorteil dass die Formatierung rapide geändert werden kann dank den eingebauten Formatvorlagen der Pivot-Tabellen.

Szenarien Zusammenführen

Ein Wort zum Szenarien Zusammenführen im Voraus

Dieser Teil des Szenario-Managers ist meines Erachtens komplett wertlos! Szenarios werden zwar zusammengeführt vom Tool, jedoch werden diese selbst bei Modellen mit identischem Aufbau NICHT zusammen berechnet! Ich konnte bisher nicht erkennen welchen Nutzen diese Option des Szenario-Managers bringen soll!

Wie es funktioniert

Aus der gleichen oder auch aus anderen Arbeitsmappen können Szenarien zusammengeführt werden. Im Beispiel liefert uns die Marketing Abteilung Ihre Kosten unter zwei Annahmen:

Damit die Szenarien aus der anderen Datei zusammengeführt werden können muss die Datei der Marketing Abteilung zuerst geöffnet werden. Nun muss aus der Datei in der die Zusammenfassung statt finden soll die Zusammenführung aufgerufen werden:

Daten Menü>Was-wäre-wenn Analyse>Szenario-Manager>Zusammenführen

Es wird die entsprechende Datei und das Arbeitsblatt mit den Szenarien ausgewählt und OK gedrückt.

Alle Szenarien tauchen nun im Szenario-Manager auf. Die Szenarien können nun Zusammengefasst werden.

Fazit

Am Ende des Tages ist der Szenario-Manager meines Erachtens NICHT brauchbar!

Szenarien welche auf einem Arbeitsblatt dargestellt werden können sind gut berechenbar im Tool. Da aber sämtliche Szenarien von Hand erfasst werden müssen eignet sich das Tool auch nicht um viele verschiedenen Szenarien zu berechnen. Für komplexe Szenarien welche über mehrere Arbeitsblätter oder Arbeitsmappen verteilt sind ist das Tool gänzlich ungeeignet. Wenn dann noch die diversen benutzerunfreundlichen Themen und Macken welche oben erwähnt wurden mit in die Betrachtung gezogen werden ergibt sich ein schlechtes Bild.

Bei einfachen Szenarien braucht man kein Szenario-Manager und bei komplexen Modellen versagt das Tool! Der Szenario-Manager muss noch stark verbessert werden von Microsoft bis es zu einem brauchbaren Werkzeug wird!

Was nun?

Schön wäre es, es gäbe ein gutes Add-in welches Szenarien professionell abbilden würde. Leider ist mir zur Zeit noch keines bekannt. Bitte schreiben wenn Ihr eines kennt!

Mit herkömmlichen Formeln und anderen Excel Werkzeugen kann man sehr viel elegantere Modelle und Szenarien erstellen als mit dem dafür eigens angedachten Werkzeug. Wie man dies macht könnt Ihr in einem anderen Artikel nachlesen.