Excel Benutzereinstellungen Exportieren und Importieren: wie man sich schnell an einem neuen PC einrichtet

Vielleich kennt Ihr die Situation: man fängt einen neuen Job an, oder was auch immer häufiger der Fall ist, man hat keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz mehr im Büro.

Deine persönlichen Einstellungen in Excel müssen jedes Mal neu gemacht werden!

Ohne dass man die persönlichen Einstellungen jedoch wieder einführt kann man nicht mehr so effizient Arbeiten wie man es sich gewohnt ist!

Dieser Beitrag soll dem Problem ein wenig Abhilfe schaffen in dem ich zeige wie man…

Seine Arbeitsumgebung effizient Importiert in Excel

Im Wesentlichen kann man die benutzerdefinierten Einstellungen in vier Kategorien aufteilen:

  1. Sprachen
  2. Der Ribbon (das Menüband) und die QAT (Quick Access Tool Bar… oder zu Deutsch «Symbolleiste für den Schnellzugriff»)
  3. Persönlichen Macros
  4. Add-Ins

1. Sprach Einstellung

Ist man sich gewöhnt Excel Formeln auf Deutsch einzugeben, so kann eine Excel Installation auf Englisch ein echter Effizienz-Killer sein!

Wie man die Sprach Einstellung in Excel schnell ändert habe ich bereits in einem anderen Beitrag vollständig dokumentiert.

Also schnell die Sprache ändern… das Umstellen ist leichter als mancher denkt. Und eine Excel Arbeitsmappe die mit Englischen Formeln erstellt wurde, funktioniert genau so gut auch auf Deutsch.

2. Ribbon und QAT Einstellungen exportieren/importieren

Damit man die Einstellungen des Ribbons und der QAT bei einem neuen PC schnell übernehmen kann, müssen diese importiert werden können.

Auf dem alten PC muss man daher die gesetzten Einstellungen in einer separaten Datei exportiert und speichern. Diese Datei muss dann natürlich am neuen Ort (neuer PC) auch zur Verfügung stehen.

Ich selber habe mein Profil in einem Ordner abgespeichert, bei dem ich weiss, dass ich darauf Zugriff habe solange ich Internet Zugang habe.

Datei Menü>Optionen>Menüband anpassen>Import/Export klicken>Export

Alternativ kann man anstelle vom «Menüband anpassen» auch via «Symbolleiste für den Schnellzugriff» zum Exportierprozess gelangen … es wird nämlich dieselbe Datei erstellt!

Die erstellte Datei wird im „.exportedUI“ Format gespeichert und beinhaltet alle Einstellungen die den Ribbon und die QAT betreffen. Dies ist nichts anderes als eine XML Datei, in der die Struktur des Ribbons und der QAT gespeichert wird.

Es sieht ungefähr so aus, wenn man die XML Datei öffnet…

Beim neuen PC wird die Datei über denselben Pfad wie oben beschrieben wieder importiert (anstelle von exportieren einfach importieren).

3. Persönlichen Makros

Die Persönlichen Makros befinden sich in der Persönlichen Makro Arbeitsmappe.

Herkömmlicherweise wird die Persönliche Makro Arbeitsmappe von Excel unter C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart-Ordner gespeichert.

Falls Ihr eine solche Arbeitsmappe habt, so kann diese vom alten PC kopiert, und beim neuen an derselben Stelle gespeichert werden. Wichtig ist das es der Pfad ist den Excel als den «automatischen Start-Ordner» erkennt!

Die gewohnten Makros stehen somit automatisch beim Start von Excel wieder zur Verfügung!

4. Add-Ins

Add-Ins auf einen neuen PC zu portieren ist etwas komplizierter.

Grundsätzlich gibt es drei Arten von Add-Ins:

  1. Excel-Add-Ins (Datei basiert, leicht zu portieren)
  2. COM Add-Ins (werden via EXE installiert, man benötigt Admin-Rechte)
  3. Office-Add-Ins (werden via Internet geladen vom Microsoft App Store)

Abgesehen davon, dass viele gute Add-Ins an kostenpflichtig Lizenzen gebunden sein können, gibt es oftmals die Hürde, dass man keine Admin Rechte besitzt auf eine Arbeits-PC. Aus dem Grund sind Add-Ins der Kategorie (2 & 3) nicht leicht zu portieren.

Hier bleibt uns nichts anders übrig als mit der IT / dem Administrator Kontakt aufzunehmen.

Trotzdem kann man auch diesen Prozess etwas effizienter machen. Die paar Excel-Add-Ins die ich habe, speichere ich als Kopie im selben Ordner ab wie die oben erstellte Ribbon Datei.

So kann ich diese auch schnell wieder einbinden, ohne lang suchen zu müssen. Leider gibt es hierfür keine besser mir bekannte Methode.

Falls Ihr eine kennt, bitte in den Kommentaren melden!