Wenn in einem Unternehmen Daten aus verschiedenen Abteilungen erfasst werden müssen, wird oft ein Formular in Excel erstellt und verschickt.

Viel Zeit wird investiert in das erstellen der Zeitleiste und der nötigen Angaben. Ein Email wird aufgesetzt das von vier verschiedenen Personen begutachtet und editiert wird bevor es verschickt wird. Es gibt Meetings mit vielen Teilnehmer in denen das Was, Wo, Wann, Wer und die Konsequenzen der Übung erläutert werden. Minuziös erstellt und Abgesprochen wird auch die Abgabezeitleiste.

Leider wird oft nur gerade ein Bruchteil der oben erwähnten Zeit, in das erstellen des Formulars gesteckt. Dabei könnte hier mit ein wenig Vorarbeit massiv Zeit gespart werden wenn es zur Umsetzung kommt. Und zwar im ganzen Unternehmen!

Ein Formular in Excel zu erstellen ist nicht schwer.

Ein gutes Formular in Excel zu erstellen dagegen sehr!

Perfekte Vorlage?

Natürlich ist das was als “perfekt” gilt eine subjektive Sache. Die Regeln sind aus meinen vielen Jahren Excel- und Controlling Erfahrung zusammengestellt und dürfte zumindest einen guten Anfangspunkt darstellen. Ich würde deshalb gerne auch über Eure Meinungen, Erfahrungen, und Wissen in den Kommentaren lesen!

Erfassungsvorlage für das Risikomanagement

Ein Beispiel macht vieles verständlicher. Deshalb benutze ich meine Risikomanagement Vorlage um näher auf die Regeln einzugehen. Hier als Download zum selber anschauen:

Die 7 Regeln einer perfekten Excel Vorlage

Regel #0 Bevor man anfängt

Über den Zweck des Formulars nachdenken.

Soll lediglich die Qualität der Datenerfassung gesteigert werden? Muss das Formular automatisch konsolidiert werden können? Welche Freiheiten soll / muss der User noch haben?

Dies sind Fragen zu denen man sich am Anfang Gedanken machen sollte, den sie beeinflussen die Struktur und den Aufbau eines Formulars ganz wesentlich.

Regel #1

Der User soll nur das nötigste in einem Formular Ausfüllen oder Ändern können.

Das Arbeitsblatt (evtl. auch die Arbeitsmappe) sollte gesperrt werden so dass nur die Zellen mit Eingabefelder von den User benutzt werden können.

Dazu gehört auch dass nicht benutzte Zeilen und Spalten ausgeblendet werden. Letztendlich sollte nur das Formular sichtbar bleiben.

Regel #2

Das Formular intelligent machen.

Die Eingaben durch Auswahllisten vorgeben,Unsinnige oder Fehlerhafte Angaben durch Datenüberprüfung dem User beim Ausfüllen Anzeigen oder Verbieten.

Felder die (logischerweise) nur positive nummerische Werte enthalten sollten sollten nur positive Werte akzeptieren. Dropdownlisten helfen die Dateneingabe konsistent zu halten, was wiederum beim Auswerten und Konsolidieren sehr hilfreich ist. Etc.

Dem User sollte vor dem zurückschicken klar sein ob er alles ausgefüllt hat. Eine eingebaute Vollständigkeitsprüfung hilft dem User.

Regel #3

Das Formular sollte selbsterklärend sein.

Entweder das Formular ist so einfach strukturiert dass es selbstsprechend ist, oder es muss eine Hilfestellung in der Datei eingeblendet werden können. Erklärungen werden idealerweise durch die Datenüberprüfung eingeblendet oder durch einen Kommentar in der Zelle. Bei Formularen mit VBA kann es auch programmatisch Ein- und Ausgeblendet werden (siehe Regel #7).

Ein Arbeitskollege, am besten von einer Abteilung die das Formular später benutzen muss, sollte gebeten werden das Formular auszufüllen… und zwar OHNE ANWEISUNGEN. Wenn man dann Zuschaut wie der Test-User das Formular angeht kann man einiges dazu lernen.

ACHTUNG: Lange Anleitungen die mit dem Formular verschickt werden, werden oft gar nicht  oder nur teilweise gelesen. Auch eine falsche Interpretation der Anleitung ist zu erwarten. Frustration bei allen Beteiligten ist vorprogrammiert.

Regel #4

Der User sollte Formeln anschauen, aber nicht modifizieren können.

Dies hilft dem User zu verstehen wie die eingegebenen Informationen weiter verarbeitet werden und welche Daten er eingeben sollte.

Business Logik kann zwar auch noch separat erklärt werden, meistens ist es aber verständlicher wenn der User es direkt selber Nachvollziehen / Berechnen kann.

Regel #5

Vor dem Versand wird jede Zelle die ein User ausfüllen kann getestet.

Oft schleichen sich ungewollt Formatierungsfehler ein welche dann 100-Fach von anderen User korrigiert (schlecht… siehe Regel #1 und Einleitung) oder geduldet werden müssen.

Regel #6

Sind die Informationen zum konsolidiert gedacht, soll die Konsolidierungsmasterdatei vor dem Formular erstellt werden.

Egal wie viel Zeit man in den Formular Entwurf steckt, bei der Konsolidierung entdeckt man dann doch oft noch das eine oder andere das man hätte einfügen sollen damit die Konsolidierung einfacher von statten geht.

Deshalb empfiehlt es sich zwei oder drei Formulare selber komplett auszufüllen (siehe auch Regel #5) und diese dann zu konsolidieren.

Wenn das Konsolidierungstool bereits erstellt ist, kann es im Anschluss auch benutzt werden um ausgefüllte Formulare sehr rapide zu Analysieren. Gegebenenfalls kann dann sofort mit dem Ersteller Rücksprache aufgenommen werden und mögliche Fragen zum Formular abgeklärt werden.

Regel #7

Wann immer möglich sollten Formulare ohne VBA auskommen.

Ob VBA zum Einsatz kommt, hängt im wesentlichen vom Zweck und Komplexität des Formulars, wie auch der Verteilerliste der User ab. (Siehe Regel #0)

Es empfiehlt sich jedoch Formulare wann immer möglich ohne VBA zu erstellen. So wird am einfachsten sichergestellt dass das Formular auf jedem Computer funktioniert ohne dass Makros aktiviert werden müssen. Abgesehen davon dass manche User aus Angst einfach immer Makros abstellen, werden in gewissen Unternehmen Makros gänzlich durch Diktat von der IT-Abteilung untersagt.

Hinzukommt dass möglicherweise verschiedene Versionen von Excel im gleichen Unternehmen benutzt werden. Dann muss beim Programmieren sichergestellt werden dass der VBA Code auf allen möglichen Versionen funktioniert. Dies erhöht den nötigen Programmieraufwand.

Zuletzt kann ich aus meiner Erfahrung sagen, dass gerade bei der Erstellung von Formularen, VBA oft zu früh eingesetzt wird. Meistens werden die normalen Standard Funktionen von Excel nicht ausgeschöpft.