Gastbeitrag von André von Arb

Bestimmt haben schon alle Lesenden mindestens einmal in Excel die Kommentarfunktion verwendet. Mit ihr können sehr schnell und verständlich die in den kommentierten Zellen enthaltenen Werte erklärt, erläutert und beschrieben werden. Und all das führt nicht zu einem überladenen Excel-File, da die Kommentare im Hintergrund blieben.

In meinen diversen Funktionen im Finanz- und Rechnungswesen wie auch im Controlling setzte ich die Kommentare denn auch bewusst und häufig ein. Meine Erkenntnisse möchte ich in diesem Text zusammenfassen.

1. Die Grundfunktionen – mit Hilfe der Maus

Einen neuen Kommentar einfügen kann man, indem man mit der rechten Maustaste auf die Zelle klickt, welche den Kommentar enthalten soll.

Einen bestehenden Kommentar ändern oder löschen, das klappt, in dem man erneut auf die Zelle klickt, in der der entsprechende Kommentar vorhanden ist.

Das sich öffnende Kontextmenu bietet nun die folgenden Funktionen:

1. Kommentar bearbeiten –> also den bestehenden Text ergänzen
2. Kommentar löschen –> dies löscht den Kommentar vollständig
3. Kommentar ein-/ausblenden –> mit Klick auf diese Option bleiben die Kommentare auch sichtbar, wenn der Mauszeiger sich nicht über der kommentierten Zelle befindet

Diese und weitere Funktionen sind auch im Register «Überprüfen» zu finden.

Die beiden Button «Vorheriger» und «Weiter» erlauben von einem Kommentar zum Nächsten zu springen. «Kommentar ein-/ausblenden» hat dieselbe Funktion wie weiter oben vorgestellt, wenn man mit der rechten Maustaste auf einen Kommentar klickt.

Hingegen mit «Alle Kommentare anzeigen» können sämtliche auf dem Arbeitsblatt vorhandenen Kommentare ein- und ausgeblendet werden.

2. Die Grundfunktionen – mit Hilfe von Shortcuts

Natürlich bietet Excel auch im Umgang mit Kommentaren gewisse Shortcuts auf der Tastatur. Damit kann der Umgang mit Kommentaren beschleunigt werden.

3. Erweiterte Funktionen – Verändern des Erscheinungsbildes von Kommentaren

Nachdem wir die Kommentare eingefügt, bearbeitet und auch wieder gelöscht haben möchte ich zeigen, wie man das Erscheinungsbild eines Kommentars verändern kann. Nachfolgend zwei Beispiele:

Das Verändern des Erscheinungsbildes benötigt das einmalige Aktivieren einer Funktion – dies wird nachfolgend beschrieben:

Man fügt die Funktion «Form ändern» in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein.

Dazu klickt man auf das Auswahlmenu des Schnellzugriffs und wählt «Weitere Befehle…»

Nun wählt man Alle Befehle aus der Auswahl und sucht nach Form ändern. Durch Klick auf Hinzufügen wird diese Funktion in den Schnellzugriff von Excel übernommen.

Was dann so aussieht:

Nachdem mit Hilfe der oben beschriebenen Vorgehensweise die Funktion «Form ändern» zum Schnellzugriff hinzugefügt wurde, kann das Erscheinungsbild der Kommentare verändert werden.

Nachdem ein neuer Kommentar eingefügt wurde muss dieser mit der Maus angewählt werden

Nun klickt man auf die soeben eingefügte Funktion in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, und wählt die passende neue Form aus – z. B. aus der Kategorie Sterne und Banner wie im Beispiel.

Weitere Anpassungsmöglichkeiten von Kommentaren finden sich bei Rechtsklick auf den Kommentar:

Hier können diverse Dinge verändert werden:

• Unter «Farben und Linien» können die Füllfarbe des Kommentars sowie die Farbe, Art und Dicke der Linien angepasst werden.
• Unter «Ausrichtung» kann die Ausrichtung des Textes angepasst werden. Interessant dabei ist die Option «Automatische Grösse» – sie passt nämlich die Kommentarbox automatisch an den Text an.
• Unter «Grösse» kann die Grösse der Kommentarbox ausgewählt werden
• Unter «Schrift» ist die Schriftart, -Grösse, -Farbe und weitere Optionen auswählbar
• Unter «Abstände» kann ausgewählt werden, um wie viel der Text vom Seitenrand verschoben werden soll

4. Erweiterte Funktionen – Bild in Kommentar hinzufügen

Eine weitere sehr praktische Funktion ist die Darstellung von Grafiken in einem Kommentar – hier natürlich wieder ein Beispiel:

Wie geht man vor?

1. Auswahl und Anklicken des Kommentars:

   

2. Register «Farben und Linien», Auswahl «Farbe:» und Klick auf «Fülleffekte…»
   

   

3. Register «Grafik» und Klick auf «Grafik auswählen…»
   

   

4. Die Auswahl «Bildseitenverhältnis sperren»

   

   
   Nicht ausgewählt:    die Grafik passt sich der Grösse des Kommentarfeldes an
   Ausgewählt:         die Grösse des Kommentarfeldes muss der Grafik angepasst werden.

5. Erweiterte Funktionen – Behandlung von Kommentare beim Ausdrucken

Zudem bleibt die Wahl, wie die Kommentare angezeigt werden sollen, wenn man ein Arbeitsblatt ausdruckt:

Diese Einstellung nimmt man im Menu «Seite einrichten» vor. Dazu klickt man auf das Register «Seitenlayout» und drückt den kleinen Button. Nun im Menu selber wählt man das Register «Blatt» und hat damit das Auswahlmenu «Kommentare» zur Verfügung.

(Keine)	Kommentare werden beim Ausdruck nicht angezeigt, auch wenn solche in Excel sichtbar sind.
Am Ende des Blattes	Die Kommentare werden nicht an der Stelle angezeigt, wo sie sich im Arbeitsblatt befinden, dafür wir am Ende des Dokuments eine Übersicht dargestellt. Hier ein Beispiel:
Wie auf dem Blatt angezeigt	Sichtbare Kommentare werden gedruckt, nicht sichtbare Kommentare bleiben verborgen.

Vielen Dank fürs Lesen und weiterhin viel Spass mit Excel!

André von Arb

Der Autor lebt in Zofingen (Kanton Aargau). Er ist diplomierter Betriebsökonom FH und hat ein MAS in Controlling am IFZ in Zug abgeschlossen. Excel begeistert ihn schon seit seiner kaufmännischen Lehre und hat ihn seither stets begleitet. Er kann via Xing oder LinkedIn kontaktiert werden.