Gastbeitrag von André von Arb

Wer kennt das nicht – man arbeitet an einer Excel Datei, nimmt Änderungen vor und plötzlich explodiert die Dateigrösse von wenigen Kilobytes auf manchmal Megabytes. Was ist passiert? Und noch viel wichtiger, wie kann das behoben werden?

Was ist passiert?

Eine der aus meiner Erfahrung bedeutendsten Ursachen für die Dateigrösse ist der von Excel «benutzte Bereich». Dieser definiert, welcher Bereich von Excel in der Datei gespeichert wird. Befindet sich dieser «benutze Bereich» weit unterhalb oder neben den eigentlichen Tabellendaten, so ist in den meisten Fällen dies die Ursache für die grosse Datei, da viel Information mitgespeichert wird, die nicht benötigt wäre.

Durch das Einfügen und auch wieder herauslöschen von grossen Datenmengen kann es vorkommen, dass Excel diesen «benutzen Bereich» falsch definiert. Am einfachsten überprüft ihr mit der Tastenkombination «Ctrl + End» wo sich die letzte Zelle des benutzen Bereichs befindet.

Hüpft der Cursor im unteren Beispiel in die Zelle C7 (grüne Markierung), so hat Excel den «benutzen Bereich» korrekt definiert. Springt aber der Cursor in Zelle F19 (rote Markierung), so ist der «benutze Bereich» falsch interpretiert.

Wie kann dies behoben werden?

Es gibt eine manuelle Möglichkeit, die bei mir nicht in allen Fällen funktionierte oder den Einsatz eines Add-ins.

Die manuelle Lösung

Unterhalb der letzten verwendeten Zeile wird die gesamte Zeile markiert. Danach werden alle darunterliegenden Zeilen mit der Tastenkombination «Ctrl + Shift + Pfeil nach unten» markiert. Danach mittels Rechtsklick und Auswahl von «Zellen löschen» oder Tastenkombination «Ctrl + Minustaste» alle leeren Zeilen löschen.

Dasselbe wird mit den Spalten analog ausgeführt – die Tastenkombination zum Markieren aller Spalten lautet «Ctrl + Shift + Pfeil nach rechts».

Nach dem Speichern der Datei sollte Excel den «benutzen Bereich» neu definieren und der Cursor sollte im Beispiel oben in die Zelle C7 (grüne Markierung) springen.

Der Einsatz eines Add-ins

Microsoft bietet auf deren Website ein Add-in namens «Microsoft Excel Excess Formatting Cleaner Add-in» zum Download an. Nach dem Download und Start des Add-ins wird eine Meldung angezeigt. Befolgt man die Anweisung, die Datei zu speichern, ist der «benutze Bereich» zurückgesetzt – und das für sämtliche sich in der Excel Datei befindlichen Arbeitsblätter. Überprüft werden kann dies wiederum mit der Tastenkombination «Ctrl + End».

Natürlich gibt es weitere Ursachen, wieso die Excel Dateien mächtig werden:

• Eine Mehrzahl von unterschiedlichen Datei- oder Zahlenformaten
• Einfügen von grossen Bildern und Grafiken
• Verwendung von tausenden von Tabellenspalten
• Weitere…

Vielen Dank fürs Lesen und weiterhin viel Spass mit Excel!

André von Arb

Der Autor lebt in Zofingen (Kanton Aargau). Er ist diplomierter Betriebsökonom FH und hat ein MAS in Controlling am IFZ in Zug abgeschlossen. Excel begeistert ihn schon seit seiner kaufmännischen Lehre und hat ihn seither stets begleitet. Er kann via Xing oder LinkedIn kontaktiert werden.