Viele User schrecken davor zurück Pivot Tabellen direkt in Dashboards einzubinden.

Sie sehen in Pivot Tabellen eine Einschränkung, wenn es um die Gestaltung und das Layout des Berichtswesens geht. Diese gibt es zwar, und ich möchte es nicht klein reden, aber sie sind weit kleiner als meistens vermutet. Zeitgleich wird jedoch durch das Weglassen von Pivot Tabellen auf eines der stärksten Werkzeuge verzichtet die Excel anbietet.

In diesem Beitrag möchte ich deshalb die Flexibilität und Anpassungsfähigkeiten von Excel ein wenig hervorheben, wenn es darum geht Dashboards mit Pivot Tabelle zu erstellen.

G7 Dashboard Tutorial

Die Quelldaten für dieses Dashboard kommen von Wikipedia und The World Bank.

Das Tutorial umfasst drei Beiträge

Teil 1: Dashboard Design und dynamische Pivot Diagramme

Teil 2: Datenschnitte und Dynamische Bilder

Teil 3: Dynamische Legende mit Fahnen

Was ist ein Dashboard?

Wie ich bereits schon in einem früheren Beitrag erwähnt habe, sind Dashboards Berichte in denen verschiedenste Betriebsindikatoren auf einem einzigen Bildschirm zusammenfasst. Idealerweise bietet ein Dashboard auch gewisse Möglichkeiten an Daten interaktiv / dynamisch zu analysieren. Der Hauptmerkpunkt liegt jedoch auf der hohen Datendichte welche dem Leser vorgestellt wird.

Dashboard Design: Wunschvorstellungen und Realität

Wer sich die Excel Datei mit dem Dashboard für Teil 1 anschauen will kann das hier tun:

Wunschvorstellung:

Man weiss bereits zu Beginn wie alle Informationen dargestellt werden sollen und wie das Dashboard aussieht.

Die Realität:

Oft werden dutzende Varianten von einem Dashboard herstellt bis die Endgültige Form gefunden wird.

Die Auftragsgeber wissen, bez. merken erst nach der ersten Variante, welche Informationen sie wirklich benötigen. Ein verständliches Problem. Trotzdem ist es für diejenigen welche die Umsetzung vornehmen, oft nicht sehr hilfreich, denn durch die meist wachsenden Anforderungen, kann das Datenmodell schnell über den Haufen geworfen werden.

Deshalb empfehle ich die Benutzung von Pivot Tabellen in Dashboards wo immer es die Analyse zulässt. Pivot Tabellen sind extrem Anpassungsfähig. Wenn z.B. die Gliederung des Berichtes geändert werden soll, so geht das mit Pivot Tabellen in zwei Klicks durch das verschieben eines Feldes! Die Gliederung neu aufzubauen mit Formeln würde viel mehr Zeit in Anspruch nehmen!

Natürlich ist es auch mit der Benutzung von Pivot Tabellen wichtig anhand der besten Excel Prinzipien zu arbeiten: von Anfang an eine durchdachte Datenstruktur (Regel #3) und möglichst wiederverwendbare Formeln anwenden (Regeln #4 und #7) unter anderem.

Im G7 Dashboard habe ich bereits zu Beginn festgelegt, dass ich ein Arbeitsblatt für das Dashboard habe (Dashboard), eines für die Formelarbeiten (Stage), und weitere Arbeitsblätter für die Daten… in diesem Beispiel ein Blatt pro Quelle bez. Datentyp.

Pivot Tabelle und Pivot Diagramm erstellen

Aus den Daten im Tabellenblatt «POP» habe ich im Tabellenblatt «Stage» eine einfache Pivot Tabelle erzeugt.

Danach wurde basierend auf dieser Pivot Tabelle ein Pivot Diagramm erstellt welches direkt in das «Dashboard» Arbeitsblatt eingebunden wurde.

Da ich von Anfang an wusste was ich mit dem Dashboard zeigen möchte habe ich bereits einige Formatierungsschritte vorgenommen.

Als nächstes habe ich die angezeigten Daten dynamisch gemacht, in dem ich ein Datenschnitt eingefügt habe, welche mit der zugrundeliegenden Tabelle verbunden ist. Wer mehr über Datenschnitte lernen will kann hier darüber nachlesen.

Das Dashboard hat somit sofort ein dynamisches Element bekommen, ohne dass wir dafür sehr viel Arbeit leisten mussten! Hier zeigen sich die Vorteile von Pivot Tabellen erneut sehr schnell.

Der Datenschnitt lässt sich einfach formatieren duch das entsprechende «Datenschnitttools» Menü. In diesem findet man auch Datenschnitteinstellungen.

Im Datenschnitteinstellungen Fenster konnte ich dann auch den Namen anpassen.

Somit haben wir bereits eine wesentliche Komponente des Dashboards erstellt!

Was kommt als nächstes?

Im nächsten Beitrag schauen wir uns an wie die Bilder im Dashboard dynamisch verlinkt werden!

Lies den nächsten Teil dieses Tutorials nächste Woche: Teil 2