Wenn wir Auswertungen mit Pivot Tabellen erstellen die wir immer wieder benötigen, sind zwei Dinge ganz wichtig, denn sonst müssen wir immer wieder manuell eingreifen:

1. Die Datenquelle muss sich dynamisch aktualisieren und erweitern
2. Gruppierungen sollten sich automatisch erstellen und erweitern

Heute deshalb ein kleiner Trick der uns diesen beiden Zielen ein Schritt näher bringt:

Werte Gruppieren in Pivot Tabellen

Im heutigen Beispiel wollen wir Kostenstellen gruppieren, und zwar am besten so, dass sich bei der Eröffnung einer neuen Kostenstelle, diese nachher auch gleich richtig eingliedert im Bericht!

Datenbasis

Hier unsere Datenbasis… wie Ihr seht ist diese Liste bereits mit dem Tabellentools Werkzeug erstellt worden, wodurch Punkt 1 gegeben ist. Die Liste wird sich bei neuen Daten dynamisch erweitern.

Pivot Tabelle erstellen

Als nächstes erstellen wir eine Pivot Tabelle und formatieren sie dass sie so aussieht (Tabellenformat ohne Teilergebnisse)

Kostenstellen gruppieren

Jetzt wollen wir alle Kostenstellen zusammenfassen anhand von Nummernkreisen.

Wir wählen in der Pivot Tabelle eine Zelle aus in der eine Kostenstelle steht.

Im Pivottable-Tools Menü gehen wir auf…

1. Den Tab “Analysieren“
2. Wählen dort Gruppieren aus…
3. …und dann Gruppenfeld

Es öffnet sich das “Gruppierung” Fenster:

Mit den Felder Starten und Beenden kann ich die Start- und Endwerte der Nummernkreise eingeben. In unserem Fall beschränke ich mich auf 0 bis 10’000.

Im Nach Feld halte ich fest dass die Gruppierungen in 1’000er Schritten erstellt werden sollen.

Nach dem ich OK Klicke habe ich nun folgendes Resultat:

Fertig: Gruppierte Kostenstellen

Füge ich nun eine neue Kostenstelle in den Basisdaten ein…

…muss ich die Pivot Tabelle nur noch aktualisieren und ich habe die Werte sofort richtig kategorisiert!

Ich hoffe der heutige Trick macht Euch das Leben ein Stück leichter!