Unternehmensstrukturen als Organigramme sind ein gutes Beispiel dafür, wie Excel zusammen mit MS Visio verwendet werden kann. In vielen Fällen gelingt das Aufsetzen einer Datentabelle in Excel schneller und Fehler können leichter korrigiert werden. Anschließend wird das Organigramm von Visio geplottet und kann gegebenenfalls noch nachbearbeitet werden. Wie das im Einzelnen funktioniert, möchte ich euch im folgenden Beitrag genauer erklären.

1. Der Datensatz für unser Beispiel

Die Ausgangsbasis für unser Vorhaben ist eine reine Datentabelle in Excel. Entscheidend ist, dass Visio später die Spaltenüberschriften interpretieren wird. Es sollte also tatsächlich alles schlüssig dokumentiert sein. Denke dir einfach, du möchtest das Datenblatt so gestalten, dass auch ein Kollege es verwenden könnte. Eine geeignete Zusammenstellung sieht dann so aus:

Hier die Daten zum selber mitmachen:

Die Liste ist alphabetisch nach Spalte A sortiert. Die Datentabelle wirkt im ersten Moment etwas unübersichtlich, aber MS Visio wird die Daten später automatisch aufbereiten. Die Datentabelle hat den großen Vorteil, dass Du Schritt für Schritt vorgehen kannst, statt von einem blanken Blatt Papier weg ein komplexes Organigramm aufzeichnen zu müssen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler. Hier noch einmal die Erstellung der Datentabelle im Überblick:

• Die Spalten der Datentabelle benötigen Überschriften, da diese von Visio interpretiert werden
• Typische Datenspalten: Name, Vorname, Titel, Aufgabenbereich, Abteilung, Vorgesetzter, Telefon, E-Mail
• Name und Vorgesetzter sind notwendig, der Rest frei definierbar
• Die Reihenfolge der Mitarbeiter ist hier nicht relevant, das Strukturieren übernimmt Visio
• Eine alphabetische Sortierung kann nützlich sein, um keinen Mitarbeiter zu vergessen
• Die Datentabelle wird einfach Mitarbeiter für Mitarbeiter ausgefüllt

Mit dieser Grundlage ist alles bereit für den Import in MS Visio. Zunächst muss die Excel-Datei gespeichert und beendet werden. Ist das erledigt, wird MS Visio gestartet und zunächst eine leere Zeichnung erstellt. Rufe dann im Reiter Ansicht über Add-Ons den Menüpunkt Geschäftlich und dort den Organigramm-Assistenten auf.

Das Organigramm soll aus Informationen erstellt werden, die bereits in einer Datei oder Datenbank gespeichert sind.

Für unseren Excel-Import benötigen wir die Option “Eine Text-, Org Plus- (*.txt) oder Excel-Datei”.

Visio wird nun nach dem Dateipfad fragen. Dieser kann manuell oder per Explorer-Suche festgelegt werden. Danach beginnt der eigentliche Gestaltungsprozess. Visio hat die Spaltenüberschriften aus dem Excel-Blatt importiert und fragt nach der Zuordnung.

Danach können die Datensätze festgelegt werden, die im Organigramm verwendet werden. Auch die Reihenfolge kann bestimmt werden. Die verwendeten Daten werden später für jeden der Mitarbeiter angezeigt. In unserem Fall macht es keinen Sinn, den Datensatz „Vorgesetzter“ anzuzeigen, weil die hierarchischen Beziehungen schon aus der Baumstruktur ersichtlich sind.

Im darauffolgenden Schritt können Bilddateien automatisch importiert werden. Dazu muss allerdings ein Bilddateien-Ordner zur Verfügung zu stellen, in dem alle Dateinamen einem geeigneten Schema folgen, etwa mit Dateinamen wie max.muster.jpeg. Bilder können auch später noch manuell hinzugefügt werden.

Final werden noch einige Layout-Optionen abgefragt. Für unser Beispiel ändern wir hier nichts und klicken Fertig stellen.

Voilà: Visio hat uns einiges an Arbeit abgenommen. Strukturell ist das Organigramm schon korrekt, wir wollen aber noch einige manuelle Anpassungen vornehmen. Unter dem Reiter „Organigramm“ finden sich dazu diverse Optionen. Unter anderem kann über das Menü „Layout“ eine neue Vorlage für das Gesamtlayout gewählt werden. Oben mittig im Menüband können weiterhin Formatvorlagen für die Positionen im Organigramm selektiert werden.

Positionen und Verbindungslinien können mit der Maus selektiert und verschoben werden. Das ist insbesondere hilfreich, wenn das gewählte Layout über zwei Seiten reicht, und du es aber auf einer Seite unterbringen willst. Auch einzelne Mitarbeiter können bearbeitet werden. Ändere z.B. die Telefonnummer oder auch die Position des Mitarbeiters:

Selbstverständlich können auch neue Stellen hinzugefügt werden. Da der Excel-Import bereits abgeschlossen ist, erfolgt der Schritt manuell über das Shape-Menü links. Durch einen Klick in die Mitarbeiter-Karte können die Daten editiert werden. Später kann außerdem über den Menüpunkt Einfügen im Reiter Organigramm ein Bild hinzugefügt werden. Es sollte hier beachtet werden, dass der Exel-Import nicht zur Aktualisierung eines bestehenden Organigramms verwendet werden kann. Für größere Änderungen der Personalstruktur macht es deshalb Sinn, eine Datenbasis in Form des Excel-Datenblatts plus ggf. weiterer Quellen wie eines Bilddateien-Ordners zu pflegen. Die Erstellung eines aktuellen Organigramms erfordert dann nur wenige Mausklicks. Unser Unternehmen allerdings sucht gerade einen Praktikanten – dafür ist eine manuelle Änderung ideal:

Oben im Visio-Menüband unter dem Reiter Organigramm findest du noch drei weitere wichtige Funktionen. Importieren startet den Organigramm-Assistenten, der in diesem Beitrag besprochen wurde. Exportieren generiert eine Excel-Datei, die später auch wieder importiert werden kann. So kannst du eine Sicherungskopie erstellen oder Excel verwenden, um auf einem effizienten Weg größere Datensätze für das Organigramm anzupassen. Über die Funktion Vergleichen kann ein Vorgangsbericht erstellt werden, der Änderungen zwischen dem geöffneten Organigramm und einer älteren/neueren Version des Organigramms dokumentiert.

Ich hoffe ich konnte euch mit meinem Beitrag ein paar interessante Aspekte zum Thema Excel-Export nach Visio aufzeigen. Und ich bin natürlich gespannt, eure Kommentare zu lesen. Hattet Ihr schon Aufgaben wie im Beispiel? Und wenn ja, wie habt Ihr die Aufgabe gelöst?