Mit Pivot Tabellen kann man seine Berichterstattung massiv vereinfachen.

In der Hektik des Alltags kann es leider leicht passieren dass man einen solchen Bericht verschickt, die Daten aber noch nicht aktualisiert wurden.

Das ist dann peinlich! Und um so ärgerlicher, da es ja ganz leicht ist Pivot Tabellen automatisch zu aktualisieren!

Grundsätzlich gibt es zum PT Daten aktualisieren mehrere Lösungen:

• Pivot Tabellen beim öffnen der Datei aktualisieren (hat aber ein Haken… weshalb es bei User oft nicht funktioniert!)
• Pivot Tabellen per Knopfdruck mit VBA aktualisieren
• Pivot Tabellen beim öffnen der Datei mit VBA aktualisieren

Diese zeige ich in diesem Beitrag.

Pivot Tabelle beim öffnen der Datei aktualisieren

In dem Pivot Tabellen Menü Pivot Tabellen Optionen gibt es die Möglichkeit diese Option zu setzen. Die notwendigen Schritte sind ganz einfach:

1. Im Pivot Tabellen Menü auf “PivotTable” gehen
2. Optionen auslesen
3. Optionen nochmals auslesen (wieso Microsoft das so gemacht dass man es zweimal machen muss weiß keiner)

4. Die “Daten” Lasche auswählen im PivotTable-Optionen Menü welche sich geöffnet hat
5. “Aktualisieren beim Öffnen der Datei”

“Pivot Tabellen aktualisieren funktioniert nicht” Lösung

Es gibt auf dem Netz tausende von Forenbeiträge in denen sich User wundern weshalb Ihre Pivot Tabelle nicht aktualisiert obwohl sie “Aktualisieren beim Öffnen” bereits gesetzt haben…

Was passiert da?

Es gibt mehrere Gründe weshalb eine Pivot Tabelle scheinbar nicht aktualisiert:

Neue Felder erscheinen nicht automatisch

Du hast neue Felder in die Datenquelle eingefügt und erwartest dass diese automatisch auftauchen auf dem Bericht… tun sie aber nicht, denn man muss sie zuerst manuell hinzufügen. Nur bestehenden Felder werden automatisch im Bericht aktualisiert!

Pivot erkennt einige der neuen Daten nicht 1

Die Pivot Tabelle basiert wahrscheinlich auf einem normalen Bereich in Excel. Daher, wenn Daten unten oder auf der Rechten Seite des als Pivot Tabellen definierten Datenquelle bereich liegt, erscheinen diese natürlich nicht! Lösung ist hier ganz einfach: den Quelldaten bereich anpassen oder noch besser, eine Excel-Tabelle (Einfügen Menü>Tabelle) als Datenquelle bereich definieren.

Pivot erkennt einige der neuen Daten nicht 2

Ein weiteres Problem dass oftmals dazu führt dass man die neusten Daten nicht sieht und meint es sei nichts passiert ist das in der PT Filter gesetzt sind! Überprüfe dass Du alle Filter deaktiviert hast in der Pivot Tabelle!

Pivot erkennt einige der neuen Daten nicht 3

Das Problem könnte auch darin liegen dass Du die Datenquelle zwar korrekt definiert hast, aber die Pivot Tabelle nicht aktualisiert hast.

Halt mal! Wir haben doch gesagt es soll sich “automatisch” aktualisieren?

Ja! Aber das macht es nur einmal beim “Öffnen” der Datei, nicht jedes mal wenn eine Änderung vorgenommen wurde an den Daten!

Nach dem öffnen muss man es wieder manuell ausführen… und somit sind wir bei der Lösung mit dem Makro angelangt!

Pivot Tabelle automatisch aktualisieren mit VBA

Mit ein wenig Code können wir eine Pivot Tabelle automatisch aktualisieren und zwar ohne dass wir uns dazu noch Gedanken machen müssen.

Wir erstellen ein Makro den wir auf dem Arbeitsblatt eingeben auf dem sich die Pivot Tabelle befindet.

Der Code ist sehr einfach: dies entspricht dem manuellen “Alle aktualisieren” auf dem Pivot Tabellen Menü!

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Application.EnableEvents = False
    ThisWorkbook.RefreshAll
Application.EnableEvents = True
End Sub

Nach dem wir diese Lösung implementiert haben, aktualisiert sich die Pivot Tabelle jedesmal automatisch wenn eine Änderung stattgefunden hat auf dem Arbeitsblatt der Pivot Tabelle.

Der einzige Stolperstein der jetzt noch existiert, ist wenn die Datenquelle der PT an eine externe Quelle (z.B. Datenbank, etc.) gebunden ist… dann muss man immer noch einen manuellen Update vornehmen, da Excel nicht wissen kann das sich etwas an den Informationen geändert hat.

Noch ein Gedanke…

Übrigens könnte Euch der folgende Beitrag, der eng mit dem Thema Pivot Tabellen aktualisieren verbunden ist auch nützlich sein: Layout einer Pivot beibehalten nach dem aktualisieren!