Excel kann zwar PDF erstellen, aber es kann keine PDF Dokumente lesen.
Nicht alle Daten bekommt man in einem gut abgreifbarem digitalen Format das Excel öffnen kann. Viele Studien, Konkurrenzdaten, und andere Dokumente werden auf Papier, aber immer öfters auch als PDF, Publiziert.
So etwas von Hand abzutippen… da wollen wir gar nicht weiter darüber reden!
Wie kann man Daten auf Papier oder PDF nach Excel bringen?
Die gute Neuigkeit: Es gibt Abhilfe!
Die schlechte Neuigkeit: Die Lösung ist nicht perfekt. Du musst Deine Daten ins Netz hochladen ODER eine Software kaufen um es “in House” zu machen. Wenn die Daten auf Papier sind wird es noch einmal ein wenig schwieriger.
Schritt 1: Papier in PDF Dokumente Verwandeln
Sollte das Dokument bereits im PDF Format vorhanden sein, diesen Schritt einfach überspringen!
Wenn unsere Daten auf Papier sind müssen wir sie zuerst in ein digitales Format umwandeln.
Der einfachste Weg dies zu tun, ist das besagte Dokument auf den Scanner zu legen und als PDF zu kopieren. Die meisten Drucker oder auch Scanner, können heute Problemlos Kopien von Dokumenten als PDF machen. Oftmals kann man es sich sogar direkt an den Arbeitsplatz schicken lassen via Email als PDF. Wenn Ihr nicht wisst ob Euer Drucker das kann, dann am besten die IT kurz anrufen.
Wichtig beim Einscannen ist das Ihr sicherstellt dass die Daten / Text Möglichst gerade und klar abgebildet werden! Zudem sollte der Text sollte gut leserliche Buchstaben haben, also keine Schnörkelfonts, denn nur so kann die Software das Ganze auch lesen!
Schritt 2: PDF Dokumente in Excel konvertieren lassen
Nun haben wir also entweder ein eingescanntes Papier Dokument oder eine Datei die wir bereits als PDF bekommen haben.
PDF Dokumente in Excel umzuwandeln kann man über verschiedene Anbieter die sehr einfach auf dem Netz zu finden sind. Für unser Beispiel Dokument werde ich NitroPDF benutzen da diese Website auch auf Deutsch verfügbar ist.
“PDF nach Excel” Anbieter: Nitro
Nitro bieten Ihren Dienst mit Einschränkungen gratis an, haben aber natürlich auch ein Geschäfts Modell mit dem sie Geld verdienen wollen. Also Vorsicht und zuerst das Kleingedruckte lesen wenn es sich um Firmeninterne Dokumente mit vertraulichen Informationen handelt!
Die notwendigen Schritte um die PDF Datei hochzuladen und wie das Excel Dokument geliefert wird werde ich hier überspringen, da dies auf der Website bereits ausführlich beschrieben ist!
Studie eines Beratungsunternehmens
Diese Tabelle aus einem Magazin von der Firma Accenture wurde gratis auf Ihrer Website als PDF publiziert. Ich möchte als Beispiel diese Daten für eine interne Analyse übernehmen.
Die eine Seite die mich interessiert, habe ich deshalb separat als PDF Dokument gespeichert, und wie oben beschrieben mit dem Nitro Service konvertieren lassen.
Wenn die besagten Schritte mit der PDF Datei auf der Nitro Website gemacht wurden, kann man nach dem der Konvertierungsprozess fertig ist, die neu erstellte Excel Datei herunterladen (insofern der Service es nicht automatisch zustellt).
Schritt 3: Daten im Konvertierten Dokument mit dem original Vergleichen
Nun hat man die gewünschten Daten im Excel Format!
Aber Achtung!
Es gilt nun die Daten mit dem Original Inhalt zu vergleichen, denn selbst wenn die Original Informationen gut leserlich waren, so ist noch nicht sichergestellt dass alles perfekt übernommen wurde! Ein Fehlerhaft übernommenes Dokument weiter zu bearbeiten kann zu einem ziemlichen Zeitverlust führen. Deshalb zuerst einen Augenschein nehmen ob alles korrekt aussieht.
Das Resultat der konvertierten PDF Datei
Wie man sieht sind viele Formatierungen übernommen worden die das Dokument teils unleserlich machen. Die Bereiche die wir aber lesen können, sehen auf den ersten Blick korrekt aus. Insbesondere der Text ist überall perfekt übernommen worden.
Wenn die Daten alle in einem akzeptablen Format vorhanden sind, können wir weitermachen.
Schritt 4: Nachbearbeitung des Excel Dokumentes aus PDF
Der letzte Schritt wird weitgehend dadurch beeinflusst was mit den Informationen passieren soll.
Gegebenen Fall des Beispiels müssen wir noch ein wenig Hand anlegen und die Daten Formatieren.
Sämtliche Zahlenwerte wurden als Text formatiert. Auch die Spalten sind verschoben. Die Zeilen 11 und 17 enthalten zwar Werte, aber weil Sie weiss formatiert sind auf weissem Hintergrund, sieht es aus als wäre da eine Lücke. Nach ein paar formatierungshandgriffen haben wir eine gut leserliche Tabelle in Excel.
Der PDF Konvertierung Prozess nach Excel war zwar noch nicht ganz perfekt, aber besser als von Hand abschreiben war es allemal!
Für giorgio