Das interessante an Dashboards ist dass man Sie mit Features ausstatten kann die ein normaler Bericht gar nicht bieten kann; so zum Beispiel ein Scrollbarer Informationsbereich der dem Leser die Möglichkeit gibt alle Produkt anzuschauen.

Implementieren in 5 einfachen Schritten

Das Dashboard bedarf keiner besonders großen Erklärung. Die Daten sind alle Erfunden und dienen nur zum Demonstrationszweck. Wir fokussieren uns also auf das Umsetzen. Wer mitmachen will kann sich eine hier herunterladen:

Schritt 1

In unserem Beispiel habe ich die Quelldaten in einem separaten Arbeitsblatt. Dies mache ich damit wir genug Arbeitsplatz haben falls ich weitere Informationen im Dashboard einfügen möchte.

 

Schritt 2

Als nächstes erstellen wir das Dashboard mit insgesamt 5 Datenzeilen. Ob man bereits die Formatierungen machen will – Farben, Zahlenformate, Bedingte Formatierungen, etc. – ist wohl Geschmackssache. Mir hat jedoch einmal ein guter Programmierer folgenden Rat gegeben: “Make-Up comes last”. An die Regel versuche ich mich zu halten auch wenn es manchmal schwierig ist.

So weit so gut, so weit so einfach…

Schritt 3

Im Menü Entwicklertools>Einfügen>Formularsteuerelemente wählen wir das Symbol für Leiste zum Verschieben von Fensterinhalten aus (Scrollbar).

Das Steuerelement platzieren wir in unser leeres Dashboard welches wir erstellt haben.

Nun gilt es das Formularsteuerelement auszufüllen. Dies macht man in dem man das Steuerelement mit einem Rechts-Klick auswählt. Es öffnet sich das Steuerelement formatieren Menü:

Hier legen wir den Aktuellen, die Minimalen, und Maximalen Werte fest für den Scrollbereich.

Wie viele Zeilen wollen wir zum Scrollen anbieten? Wenn es die ganze Liste ist, wie in unserem Beispiel, so wählen wir Anzahldatenzeilen in der Liste minus die Anzahl Zeilen im Dashboard aus. Wieso? In unserem Beispiel zeigen wir mit den ersten 5 Zeilen bereits Produkt A bis E. Somit gibt es nur noch Produkt F bis Z welche durchgescrollt werden können.. und das sind 21 Zeilen!

Der Minimalwert belassen wir immer bei 0, genau gleich wie der Aktuelle Wert. So stellen wir sicher dass die Liste beim neuen öffnen des Dashboards immer zuoberst anfängt.

Schrittweise zeigt an wie viele Zeilen nach oben oder unten gescrollt wird beim anklicken der kleinen Pfeile (Dreiecke). In unserem Beispiel belassen wir es bei 1.

Seitenwechsel ist die Anzahl von Zeilen welche gescrollt wird wenn man oben oder unten innerhalb des grauen Bereiches der Scrollbar klickt (meistens weil man schneller vorwärts kommen will). Diesen Wert ändern wir auch nicht in unserem Beispiel.

Zellverknüpfung ist die Zelle welche die aktive Zeile als Zahl wiedergibt. Wir wollen unseren Zellverknüpfung auf die Datenquellen Seite setzen so dass das Dashboard sauber bleibt und dem Leser nur relevante Informationen wiedergibt. Im Beispiel verweisen wir also auf Daten!$H$2

Schritt 4

Wir verbinden unsere Quelldaten mit der BEREICH.VERSCHIEBEN Formel ins Dashboard. Wer sich mit dieser Formel noch nicht gut auskennt kann sich den Artikel zu BEREICH.VERSCHIEBEN hier lesen.

Die Formel in der Zelle B5 im Beispiel lautet:

=BEREICH.VERSCHIEBEN(Daten!A2;Daten!$H$2;0)

Wichtig ist hier dass das erste Argument die Daten in der obersten Linken Ecke ansteuert und dass das zweite Argument auf die Zelle mit dem aktiven Zeilenwert verweist (also die Zelle welche wir oben unter Schritt 3 ausgewählt haben für das Steuerelement).

Nun können wir die Formel nach belieben kopieren so dass wir unsere Werte bekommen. Vorsicht ist nur beim überspringen von Spalten geboten (Spalte C im Beispiel).

Schritt 5

Jetzt kommt das Make-Up. Wir formatieren die Zahlenwerte korrekt und fügen eine bedingte Formatierung hinzu.

Unser Scrollbarer Dashboard Bereich ist fertig!