Dropdown-Listen sind Elemente die in einem Dynamischen Reporting sehr oft eingesetzt werden damit User nur von einer vordefinierten Liste auswählen können und Fehler reduziert werden.

Ein beliebtes Einsatzgebiet für Dropdown-Listen sind zum Beispiel Formulare. Meistens werden diese Firmenintern benutzt, z.B. im Budgetierungsprozess. Die mit Hingabe und liebe erstellten Excel-Forumlare werden dann an andere Abteilungen verschickt werden um ausgefüllt retourniert zu werden. Meistens bekommt man dann etwas zurück welches im Ansatz so aussieht wie das was man verschickt hat.

Das muss aber nicht sein! Mit ein paar Tipps steigt die Wahrscheinlichkeit das Formular korrekt ausgefüllt zurückzuerhalten drastisch. Der erste und wichtigste dieser Tricks ist Dropdown-Listen benutzt!

Excel bietet vier verschiedene Möglichkeiten an Dropdown-Listen zu erstellen. Die einfachste und am wenigsten aufwändigste Variante ist das Dropdown-Listenfeld mit der Datenüberprüfungsfunktion zu erstellen.

In dieser Methode benutzen wir die Prüffunktionen von Excel um unseren User vorzugeben welche Informationen sie überhaupt auswählen dürfen. angeboten werden, so dass die User von unserem Arbeitsblatt letztendlich gezwungen sind nur die angebotenen Listenelemente auszuwählen!

Hier nun also unser Beispiel:

Schritt 1 – Liste Zusammenstellen

Die Elemente welche wir den User zur Verfügung stellen wollen müssen in einer Liste stehen. Diese kann entweder als Bereich definiert sein so wie im Bild unten oder aber auch eine Liste welche man manuell eingibt (dazu mehr in Schritt 3).

Schritt 2 – Datenüberprüfung im Menu auswählen

Wir wählen die Zelle in der die Dropdown-Liste erscheinen soll aus und gehen dann zum “Daten” Menü im Ribbon. Hier clicken wir Datenüberprüfung an und wählen Datenüberprüfung… an.

“Daten” Menü > Dateüberprüfung > Datenüberprüfung…

Schritt 3 – Liste auswählen und Verknüpfen

Es öffnet sich das Datenüberprüfungs Fenster (siehe oben). Wir bleiben gleich im Reiter “Einstellung”. Unter den Gültigkeitskriterien haben wir im Feld Zulassen die Möglichkeit Liste auszuwählen.

Im Feld Quelle können wir nun die Dropdown-Listenelemente definieren:

1. Die erste Variante ist den Bereich auszuwählen aus Schritt 1 und im Anschluss dann ok zu drücken. Für Excel 2007 und ältere Versionen müssen wir nur beachten dass die Liste welche wir auslesen auf dem selben Arbeitsblatt sein muss. Excel lässt in diesen Versionen nicht zu dass wir auf ein anderes Arbeitsblatt verweisen.

Tipp: Es gibt aber einen einfachen Trick wie man es trotzdem tun kann. Wird die Liste durch einen Namen definiert (siehe Namensmanager), so kann man die Referenz über den Namen auf einem anderen Blatt ansteuern.

2. Alternativ zu einem Bereich auswählen können wir auch eine Liste manuell eingeben. Dies machen wir in dem wir den Text eingeben und jedes Listen Element mit einem Strichpunkt Zeichen vom nächsten Trennen. Das würde also so aussehen…

Aarau; Basel; Bern; etc.

Fertig – Die Dropdown-Liste funktioniert!

Die Dropdown-Liste sollte nun erscheinen in der Zelle welche wir unter Schritt 1. ausgewählt haben. Unsere lieben User können nun auslesen was sie angeben wollen. Aber eben nur das was wir vordefiniert haben.

Dazu kommt mir immer ein Zitat in Sinn:

“Unsere Autos können Sie in jeder Farbe bekommen, solange diese Farbe schwarz ist.” – Henry Ford

Was sind Eure grössten Hürden beim Formular erstellen? Wo setzt Ihr die Dropdown-Liste am meisten ein?