Zeiterfassungs Vergleich: Software vs Excel Vorlage?

Lohnt es Sich Excel als Zeiterfassung einzusetzen im Unternehmen? Wäre eine Software- oder Online-Lösung vielleicht nicht doch besser?

Diese Seite wird von einem Excel Experten und Entwickler betrieben. Jetzt denken Sie vielleicht, "natürlich wird der sagen Excel ist die Lösung", deshalb eines Vorweg: Excel ist nicht immer die richtige Lösung!

Bei mehr als 30 Mitarbeiter würde ich sogar dringend davon abraten Excel einzusetzen!

Aber viele Anbieter von Zeiterfassungslösungen reden Excel unnötig schlecht! Denn es kann durchaus eine gute Lösung sein, ja sogar eine ideale Lösung, für kleine Unternehmen mit 5-20 Mitarbeiter!

Wann und wo es Sinn macht Excel einzusetzen und wann es keinen Sinn macht erkläre deshalb hier:

Excel Vorlagen

Die Vorteil erklären sich fast von selbst...

Gratis Excel Arbeitszeiterfassung Vorlagen gibt es auf dem Internet wie Sand am Meer!

Gratis klingt für kleine Unternehmen mit limitierten Ressourcen meistens schon mal gut.

Excel ist bereits installiert, wird für andere Tätigkeiten eingesetzt, und die Angestellten sind mit der Software vertraut. Es gibt weder Passwörter die verwaltet werden müssen noch braucht es ein IT Fachmann um die Software "korrekt" in Betrieb zunehmen.

Excel Vorlagen haben den Vorteil dass man diese meistens auch noch ganz den eigenen Bedürfnissen anpassen kann. So flexibel ist fast keine Software oder Online-Lösung

Das Unternehmen hat also keine Schulungskosten und keine verlorene Zeit und eine sehr anpassbare Vorlage zum Stundenerfassen!

Obwohl eine Excel Vorlage gewisse Einschränkungen mit sich bringt (mehr dazu unten) ist es manchmal schlichtweg nicht notwendig etwas komplexeres zu benutzen!

Online Lösungen funktionieren wiederum auf der Basis dass man ständig Zugriff zum Internet hat und dass der Mitarbeiter bereit bereit ist sein Privates Telefon einzusetzen! Excel benötigt kein Internetzugang, und wenn die Mitarbeiter  sowieso auf einen Arbeits PC Zugriff haben, müssen Sie auch nichts installieren.

Die Vorteile für Kleinunternehmen sind also erheblich!

...aber es gibt versteckte Kosten!

Das kostbarste Gut in einem kleinen Unternehmen ist die Zeit der Geschäftsleitung. Administrativer Kleinarbeit darf diese nicht davon abhalten Kunden relevante Aktivitäten umzusetzen.

Aber genau das passiert sehr oft mit gratis Zeiterfassungen in Excel!

Diese leiden oft an Gebrechen welche die Autoren nie auskuriert haben oder welche in einer Vorlage nicht behoben werden können.

Formelfehler (#N/A, etc.), fehlende Arbeitszeitmodelle, Abtippen von eingegebenen Arbeitszeiten, Verlinkungen die nicht funktionieren, etc.

Die Folgen aus diesen Nachteilen sind verlorene Zeit und Frustration!

Die "gratis" Lösung wird plötzlich teuer!

Zeiterfassungs Software

Eine dedizierte Zeitefassungssoftware ist Zweifels ohne Excel Überlegen! Als Excel Profi und jemand der ein Fan von Excel ist sage ich das ungern, aber Tatsachen können und sollen nicht weg diskutiert werden.

Wo eine Online-Lösung oder Zeiterfassungssoftware Excel in den Schatten stellt...

Eine dedizierte Zeiterfassungssoftware ist Excel ab einem in gewissen Punkt zweifelsohne Überlegen!

Wo dieser Punkt liegt wird sich für jedes Unternehmen leicht anders definieren. Jedoch gibt es zwei Anhaltspunkte die Massgebend sein dürften:

  • die Anzahl Mitarbeiter...
  • ...und was das reguläre Arbeitsumfeld der Mitarbeiter ist!

Selbst bei einer professionellen Excel Vorlage wäre das Konsolidieren aller Arbeitszeiten von über 30 Mitarbeiter keine vernünftige Lösung mehr!

Ebenso, wäre ein Stundenzettel in einem Tabellenblatt keine gangbare Lösung, wenn die Mitarbeiter keinen PC haben weil sie hauptsächlich zB auf dem Bau oder auch sonst keinen Zugriff auf ein PC haben in Ihrer Tätigkeit.

Ebenfalls haben Software Lösungen eine Datenbank im Hintergrund die versehentliches löschen von Daten, zB durch löschen einer Excel Datei, verhindern.

Auch auf die Konsolidierung kann man sich bei einem solchen System ersparen da es sofort zur Verfügung steht!

Hier haben Online Lösungen klar die Nase vorne!

...Software und Server bedeuten aber oft stehts steigende Kosten!

Keine Kostensicherheit und höhere Preise

Wie jeder Software Entwickler weiß, jedes Programm, sei es noch so gut erstellt, muss immer wieder aktualisiert werden! Es gibt immer wieder Updates welche installiert werden müssen etc.

Online-Zeiterfassungen werden zwar automatisch aktualisiert, müssen jedoch auch immer wieder Angepasst werden, um gegen Datendiebstahl, Hacker Angriffe, etc. vorzugehen.

All das kostet Zeit und Geld welches sich in einem höheren Preis wiederspiegelt!

Eine Online Lösung sind zudem nur dann benutzbar wenn der Internetzugang gesichert ist für den Mitarbeiter und der Server des Anbieter funktioniert!

Aus diesen Gründen verlangen nahezu alle Online Anbieter einen Preis der sich aus der Anzahl Mitarbeiter berechnet pro Monat. Kleine Beträge summieren sich so rapide. Es gibt also keine Kostensicherheit! Der Anbieter kann den Preis erhöhen unter jährig oder auch sonst die AGB ändern.

Wechseln wird schwierig

Die Daten mögen bei einer Software zwar in einer Datenbank gespeichert sein, aber immer in der Software des Anbieters, und wenn dann ein Export erlaubt ist, so ist es immer in einem spezial Format welches sich nur mühsam in ein anders Tool einlesen lässt. Ein wechsel wird kompliziert!

Wann Excel als Zeiterfassung eingesetzt werden sollte

Wie anfangs erwähnt, denke ich das Excel eine ideale Lösung sein kann für Unternehmen mit 5-20 Mitarbeiter, bei denen die Mitarbeiter die Zeit direkt am PC erfassen.

Unsere eigene Excel basierte Software, löst die oben genannten Probleme einer einfachen Arbeitsmappen Vorlage und integriert gleichzeitig die wichtigsten Stärken einer Zeiterfassungssoftware.

Excel Zeiterfassungssoftware: BAP+

BAP+ ist eine Excel basierte Arbeitszeit- und Absenzerfassungs Software für Kleine- und Kleinstunternehmen.

Beim öffnen von Excel integriert sich BAP+ direkt in der Excel Menüleiste. Sämtliche Zeiterfassungsbezogenen Aufgaben können dann in Excel vollzogen und anschließend automatisiert weiterverarbeitet werden! Keine verloren gegangene Zeit durch Dateien abgleichen oder verknüpfen!

Unsere Software kann auch kompliziertere Arbeitsmodelle abdecken wie z.B. Teilzeitpensum, Nachschicht, Saisonale Jobs, Auszeiten, Schwangerschaft oder Sabaticals, etc.

Die integrierte Berichterstattung lässt eine schnelle Übersicht auf jeden Mitarbeiter oder das ganze Unternehmen per Knopfdruck zu!

Dank der Tatsache dass die Software in Microsoft Excel läuft gibt es praktisch keine Lernkurve, keine komplizierten Software Installationen, und alle Daten sind immer beim Unternehmen in einem einfach zu bearbeitenden Excel Format!

alle Vorteile von Excel zusammen mit vielen der Stärken einer Software

  • Haupteingabe Zeiterfassung von BAP+
  • BAP+ Menüband direkt im Excel Menü integriert
  • BAP+ Übersicht auf alle Mitarbeiter
  • BAP+ Übersicht auf einzelnen Mitarbeiter
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