Bewährte Gestaltungsprinzipien für das Excel Reporting

Gastbeitrag von Sebastian Zang

Sebastian Zang ist spezialisiert auf die Entwicklung von leistungsfähigen und flexiblen Anwendungen für Finanz- und Vertriebsorganisationen. Der technische Schwerpunkt liegt hierbei auf Microsoft-Anwendungen, insbesondere MS Excel und MS Access. Seine Berufserfahrung sammelte er über mehrere Jahre bei einem Softwarehaus und verantwortete später als Prokurist in einem der Big Four Wirtschafts- und Beratungsunternehmen die Konzeptentwicklung und Implementierung zahlreicher IT-Optimierungsprojekte  – von der Einführung innovativer MIS-Systeme bis hin zu Planungstools.

Bewährte Gestaltungsprinzipien für das Excel Reporting

Was macht die Qualität eines guten Berichts aus? Verlässlichkeit der Daten und Aktualität zum Beispiel. Aber darüber hinaus auch eine klare Struktur der präsentierten Daten, verdichtete Informationen und einfach Interpretierbarkeit. Hier finden Sie Tipps für ein Design von Berichten in Excel, die bis in Vorstandsetagen hinein geschätzt werden.

Zu Beginn der Berichterstellung ist zunächst einmal zu klären, nach welchen Kriterien eigentlich gesteuert wird. Wie funktioniert das Geschäftsmodell? Welche Informationen sind für den Leser des Berichts nützlich? Was sind die key success factors? Hierfür muss ein Grundverständnis bestehen, bevor Sie das „optische Design“ der Berichte starten. Das heisst: Klären Sie das WAS, bevor Sie mit dem WIE starten.

Das WIE beschäftigt sich mit folgenden Fragen: Was haben die Empfänger des Berichts für Präferenzen? Sind es „visuelle“ Typen, die Diagramme vorziehen? Handelt es sich um „Zahlenmenschen“, die sich mit dichten Zahlenkolonnen in Tabellen am wohlsten fühlen? Wenn dieses WIE geklärt ist, dann können Sie starten. Orientieren Sie sich dabei an folgenden Prinzipien für die Gestaltung eines Excel Reportings: Vereinfachung, Verdichtung, Verknüpfung. Was das im Detail heißt, sehen Sie hier:

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„Grau ist alle Theorie“, darum betrachten wir eine Umsetzung anhand eines Beispiels. Wir gestalten Schritt für Schritt einen Bericht nach diesen Regeln um, der zunächst einmal in das „Horrorkabinett“ des Excel Reportings gehört. Zuvor ein Hinweis zur Ampellogik in Berichten, die eine hohe Verbreitung hat.

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Es liegt inzwischen einige Jahre zurück, aber ist Ihnen sicherlich noch in Erinnerung: Die sächsische Landesbank erlebte im Sommer 2007 eine massive Refinanzierungskrise, da sich die irische Tochter verspekuliert hatte. Ergebnis war eine Verschmelzung dieser Bank mit der LBBW. Fazit: Vereinfachung darf auf keinen Fall heißen, dass ein Bericht nur noch Informationen im Stil eines Mickey-Mouse-Comics enthält. Ein Reporting hat immer zum Ziel, den Adressaten mit relevanten Informationen zu versorgen, damit der Adressat SELBST eine fundierte Entscheidung treffen kann. Eine Entscheidung sollte der Berichtsautor auf keinen Fall selber treffen. Und fragen Sie sich selbst: Wie viele Adressaten eines Reportings kennen tatsächlich die Schwellenwerte, die einem „Ampelsystems“ zugrunde liegen?

So, starten wir jetzt mit unserem Beispielreporting, wo wir Schritt für Schritt die vorgestellten Regeln anwenden.

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Die Hauptfehler in diesem Beispielbericht sind unübersehbar: Verspielte 3D-Graphiken, die keinerlei Informationswert haben. Farben werden eingesetzt, ohne dass Farben einen Informationswert beinhalten. Der erste Optimierungsschritt ist vergleichsweise einfach:

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In diesem ersten Verbesserungsschritt wurden die 3D-Effekte herausgenommen. Was sofort klar wird: Die Graphiken transportieren kaum mehr Informationen. Dies ist im Übrigen die typische Ausgangssituation für die Anwendung von „verspielten“ Diagrammen, nämlich geringe Informationsdichte.

Was Sie hier auch erkennen: „Ölfilter“, „Abgase“, und „Licht“ bilden 3 Geschäftsbereiche dieses Beispielunternehmens. Beim Blick auf die Diagramme entsteht der Eindruck, dass alle Geschäftsbereiche einen ähnlichen Beitrag zum Gesamtergebnis leisten. Dies ist mitnichten so. Die Skalierungen der Diagramme sind nämlich sehr unterschiedlich und die „optischen“ Informationen sind irreführen. Die Skalierung der Achsen in den Diagrammen sollte also NICHT auf „automatisch“ gesetzt werden. Um eine einheitliche Skalierung sicherzustellen, sind diese Skalen manuell zu definieren oder per Excel Makro.

Anderer Tipp: Kuchendiagramme sind nicht state-of-the-art. Nutzen Sie stattdessen Balkendiagramme. Insbesondere wenn Werte von Segmenten eine ähnliche Größe haben ist optisch nicht erkennbar, welches Segment größer ist. Bei untereinander gestapelten Balken ist das hingegen sofort erkennbar.

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Sie sehen nun das Reporting nach weiteren Verbesserung: Die Informationsdichte der Diagramme wurde stark verbessert. Für einen Controller ist der Inhalt auch sofort erkennbar: Die drei klassischen Bestandteile des CashFlows in einer 12-Monatssicht. Alle Diagramme haben die gleiche Skalierung, so dass der Beitrag jedes Geschäftsbereichs auf den ersten Blick erkennbar ist.

Und: Kommentarfelder. Eine tiefergehende Analyse zählt zu den Kernaufgaben bei der Erstellung eines Berichts für Vorstand, Banken oder andere Adressaten. Jedes Reporting sollte darum Kommentarfelder vorsehen. Damit Kommentare einzelnen Werten zugeordnet werden können, finden Sie hier eine „Indexierung“. Das macht die Orientierung für den Leser sehr viel einfacher.

Abschließender Tipp: Probieren Sie sogenannte Microcharts (oder Sparklines) aus. Trends sind in einer solchen verdichteten Darstellung sofort erkennbar. In der Excel Version 2010 und 2013 sind diese Sparklines als Standard verfügbar. Für sämtlichen anderen Versionen finden Sie im Internet FreeWare Produkte. Viel Erfolg bei der Umsetzung dieser Tipps!

Das Thema „Exzellentes Berichtsdesign“ in MS Excel lässt sich kaum erschöpfend in einem einzigen Blog behandeln. Sie finden dazu noch weitere Tipps und praktische Hinweise auf ExcelNova oder dem Blog von Solutiontogo zu Excel Tools .

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